Бесплатная горячая линия

8 800 700-88-16
Главная - Другое - Приказ на командировку личный состав или основная деятельность

Приказ на командировку личный состав или основная деятельность

Систематизация приказов (распоряжений) в делопроизводстве

При работе с распорядительными документами (приказами, распоряжениями) нередко возникают вопросы, как и по какому принципу их систематизировать, чтобы, во-первых, это было удобно для текущей работы с документами и, во-вторых, не нарушало принципы их архивной систематизации документов в целях последующего хранения. Эти моменты важны и для организаций, являющихся источниками комплектования государственных и муниципальных архивов, и для организаций – собственников своих документов, самостоятельно организующих их хранение. В делопроизводстве сложилась практика разделения распорядительных документов на приказы (распоряжения) по основной (производственной) деятельности и приказы (распоряжения) по личному составу. Единственным нормативным документом, устанавливающим принципы систематизации распорядительных документов, является Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утвержден Росархивом 06.10.2000 г., в ред.

от 27.10.2003; далее – Перечень). Перечень (ст. 6) вводит несколько иное разделение приказов (распоряжений): — приказы (распоряжения) по основной деятельности (срок хранения – постоянно); — приказы (распоряжения) по личному составу (срок хранения – 75 лет ЭПК); — приказы (распоряжения) по административно-хозяйственным вопросам (срок хранения – 5 лет). Кроме того, Перечень поясняет, что приказам (распоряжениям) по основной деятельности, присланным для сведения, устанавливается срок хранения «До минования надобности».

Следовательно, если организации получают распорядительные документы из вышестоящих организаций, они должны выделять их в отдельный массив (отдельное дело) с соответствующим сроком хранения. Приказы (распоряжения) по личному составу, в свою очередь, согласно Перечню подразделяются на два массива: со сроком хранения 75 лет и со сроком хранения 5 лет. Так, в соответствии с Перечнем ко второй группе относятся приказы (распоряжения) о предоставлении очередных и учебных отпусков, дежурствах, взысканиях, краткосрочных внутрироссийских командировках.

Все остальные приказы (распоряжения) по личному составу имеют срок хранения 75 лет ЭПК и, соответственно, должны выделяться в отдельную группу. Но какие именно документы относятся к приказам по личному составу со сроком хранения 75 лет в нормативных документах не сказано. Однако, учитывая срок хранения этих документов – 75 лет, можно предположить, что это те приказы (распоряжения), которые в дальнейшем могут использоваться для удовлетворения социально-правовых запросов граждан, то есть получения информации о трудовом стаже работников, заработной плате, наградах и др.

Тематику этих приказов (распоряжений) можно определить следующим образом:

  1. поощрение работников;
  2. увольнение (прекращение трудового договора);
  3. направление в длительные командировки (свыше месяца) внутри страны;
  4. расследование несчастных случаев с работниками;
  5. прохождение практики студентов (если в этот период студентам выплачивается заработная плата и ими уплачиваются страховые взносы в Пенсионный фонд Российской Федерации).
  6. присвоение классного чина государственным (муниципальным) служащим;
  7. повышение классности (разряда) работника;
  8. предоставление отпусков по уходу за ребенком;
  9. предоставление отпусков без сохранения заработной платы;
  10. установление надбавок к должностному окладу (за совмещение, особый характер труда, стаж работы и др.), доплат;
  11. прием на работу (заключение трудового договора);
  12. перевод на другую работу;
  13. направление в загранкомандировки (выезд на работу в другую страну);
  14. премирование;
  15. изменение фамилии (в связи со вступлением в брак, расторжением брака и др.);

Поскольку приказы (распоряжения) по личному составу подразделяются на два массива, кадровые службы должны формировать эти документы в разные дела и вести их регистрацию раздельно.

При регистрации приказов (распоряжений) по личному составу со сроком хранения 75 лет ЭПК (прием, перевод, увольнение и др.) им присваиваются порядковые номера с добавлением буквенных обозначений «к» или «л/с», например: приказ № 1-к или № 5-л/с.

Приказы (распоряжения) со сроком хранения 5 лет (очередные и учебные отпуска, взыскания и др.) имеют регистрационные номера с другой буквой, например «о»: приказ № 1-о. Внутри каждого дела приказы располагаются по номерам и датам издания. При большом объеме документов (свыше 250 листов) дела с приказами (распоряжениями) разбиваются на тома (том 1, том 2 и т.д.) с указанием на обложке каждого тома номеров и крайних дат включенных в него приказов (распоряжений).

При большом объеме документов (свыше 250 листов) дела с приказами (распоряжениями) разбиваются на тома (том 1, том 2 и т.д.) с указанием на обложке каждого тома номеров и крайних дат включенных в него приказов (распоряжений).

В одном из писем, присланных в редакцию журнала, был вопрос о том, какие приказы следует относить к приказам (распоряжениям) по основной (производственной) деятельности, а какие – к приказам (распоряжениям) по административно-хозяйственным вопросам. Момент этот, действительно, важен, поскольку от этого зависит срок хранения: постоянно или 5 лет.

Распорядительные документы, относящиеся к административно-хозяйственной деятельности, указаны в Перечне. Те читатели, кто пользовался Перечнем, знают, что документы (статьи Перечня) систематизированы по функциям управления.

В разделе 10 «Административно-хозяйственные вопросы» Перечня выделено 4 позиции, раскрывающие содержание этой функции: 10.1. Соблюдение правил внутреннего распорядка деятельности; 10.2.

Эксплуатация зданий, помещений; 10.3.

Транспортное обслуживание, внутренняя связь; 10.4.

Охрана. Из этого следует, что приказы (распоряжения), издаваемые по перечисленным направлениям, следует относить к категории административно-хозяйственных вопросов, формировать их в отдельное дело со сроком хранения 5 лет. При регистрации таких приказов (распоряжений) к регистрационному номеру следует добавлять буквенный индекс «а», «ах» или иной, например: приказ № 1-ах, № 18-а.

Сложность, однако, заключается в том, что нередко в организациях издаются приказы (распоряжения) по основной (производственной) деятельности, в которых наряду с вопросами основной деятельности содержатся поручения административно-хозяйственного характера.

В этом случае приказ (распоряжение) должен относиться к основной деятельности и храниться постоянно. Следовательно, приказы (распоряжения), не относящиеся к группе приказов (распоряжений) по личному составу и по административно-хозяйственным вопросам, составляют массив приказов (распоряжений) по основной деятельности.

Перечислить все вопросы, которые относятся к основной деятельности и которые могут быть предметом регулирования посредством приказов (распоряжений), не представляется возможным. Можно лишь обозначить основные тематические группы приказов (распоряжений):

  1. финансирование деятельности;
  2. создание новых структурных подразделений, коллегиальных и совещательных органов, постоянных или временных комиссий;
  3. контроль за деятельностью (отчетность);
  4. проведение аттестации персонала;
  5. установление режима работы и внесение изменений в него;
  6. информационное и документационное обеспечение и др.
  7. планирование деятельности;
  8. утверждение (изменение) структуры и штатной численности, штатного расписания;
  9. сокращение штатной численности;
  10. утверждение структуры организации и ее изменение;
  11. утверждение (изменение) локальных нормативных актов организации (инструкций, правил, положений, регламентов);
  12. материально-техническое обеспечение;

Подчеркнем еще раз, что перечислить не только все вопросы, по которым издаются приказы (распоряжения), но и их тематические группы не представляется возможным хотя бы потому, что в значительной степени это определяется спецификой деятельности организации, ее организационно-правовой формой и другими особенностями. По каким бы вопросам не издавались приказы (распоряжения), относимые к группе распорядительных документов по основной деятельности, все они формируются в одно дело со сроком хранения «Постоянно».

Подразделять их на какие-либо группы и формировать несколько дел по тематике не рекомендуется. Регистрационные номера приказам (распоряжениям) по основной деятельности присваиваются в порядке их поступления в течение календарного года. Как правило, к порядковому номеру приказа (распоряжения) по основной деятельности никакие дополнительные буквенные индексы не добавляются.

Обратите внимание В Указаниях по применению Перечня говорится о том, что организации, не являющиеся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, хранят документы постоянного срока по Перечню (графа № 3) следующим образом: государственные, муниципальные организации – 10 лет; негосударственные организации – не менее 10 лет, дальнейший срок хранения документов определяет организация в соответствии с действующим законодательством и/или необходимостью практического использования документов.

Список обязательных приказов организации

25 маяКаждая организация обязана издавать ряд распоряжений по основной деятельности, административно-хозяйственным вопросам и личному составу.

В статье представлены приказы, которые должны быть в организации ежегодно, образцы заполнения и сроки хранения таких документов. С учётом приказа Минкультуры РФ № 558 от 25.08.2010 все распоряжения в организации подразделяются на приказы по основной, административно-хозяйственной деятельности и личному составу.

В перечень распоряжений по личному составу, которые издаются по мере необходимости, входят:

  1. об установлении надбавок, доплат, окладов — зарплатные;
  2. о наказаниях и поощрениях — такие документы относятся к дисциплинарным;
  3. о премиях, поощрениях, вознаграждениях — стимулирующие;
  4. приказы по вопросам приёма на работу, переводу — они относятся к организационным;
  5. об отпусках, направлении в командировку — регламентные;
  6. вносящие изменения, дополнения, корректировки в уже изданные приказы — технические.

Ежегодные приказы в организации по административно-хозяйственным вопросам включают распоряжения, регулирующие вопросы безопасной эксплуатации зданий, сооружений, внутренней связи, транспортного обслуживания.

По всем остальным вопросам выпускают ежегодные приказы по основной деятельности по предприятию.
К таким распоряжениям относятся приказы:

  1. об утверждении подотчётных лиц за выдаваемые денежные средства;
  2. об утверждении учётной политики;
  3. об утверждении нормативов по списанию ГСМ;
  4. прочие приказы.
  5. об утверждении локальных нормативно-правовых актов компании. Например, положения о защите персональных данных, об оплате труда, инструкций по технике безопасности, графиков документооборота;
  6. о назначении ответственных сотрудников за охрану труда, ведение табеля рабочего времени, за технику безопасности, воинского учёта и так далее;
  7. об утверждении штатного расписания;
  8. о создании структурных подразделений;

В начале года некоторые документы нужно переоформить.

В законодательстве прямо не указан перечень таких распоряжений. Но существует ряд базовых документов, которые предстоит закрыть или переиздать.Такой ежегодный приказ нужно издать к началу нового календарного года в случае, если компания при его утверждении ограничила срок действия штатки. Например, период действия штатного расписания ограничен сроком в один год.В обязательные приказы в организации на начало года входит распоряжение об утверждении графика отпусков, его утверждают за две недели до начала нового календарного года.
Например, период действия штатного расписания ограничен сроком в один год.В обязательные приказы в организации на начало года входит распоряжение об утверждении графика отпусков, его утверждают за две недели до начала нового календарного года. Например, в 2020 году перед новым 2020 годом приказ издавался не позднее 17.12.2019.В обязательные приказы на предприятии на начало года входит приказ о создании номенклатуры дел, её вводят в действие с января каждого текущего года.

В этом году подготовить такое распоряжение необходимо было к началу 2020 года, далее — к началу 2021 года.Ни один документ в организации не создают без соответствующего распоряжения руководителя. Список ежегодных приказов по организации соответствует списку распорядительной документации, которую оформляют ежегодно по мере необходимости.

Так, к началу года кадровику необходимо провести проверку многих документов, обратить особое внимание на приказы по утверждению штатного расписания, графика отпусков, номенклатуры дел.

Важно проконтролировать вопрос об утверждении учётной политики на новый календарный год.

Обязательные приказы по основной деятельности в организации хранят постоянно. К таким распоряжениям относятся приказы о распределении обязанностей между руководителями, о введении в действие нормативно-правовых актов, по отдельным вопросам организации управленческой деятельности. Постоянно хранить нужно приказы о внесении изменений в штатное расписание, о регулировании и обеспечении финансирования деятельности компании, реализации спецпрограмм, проведении внеплановых проверок, проведении плановых и внеплановых тематических курсов, формировании совещательных органов и так далее.Обязательные приказы в организации по личному составу хранят на протяжении 75 лет.

К таким распорядительным документам относятся приказы о распределении, приёме, перемещении, учёте кадров, о замещении вакантных должностей, сокращении работников.

На протяжении 75 лет нужно хранить приказы об установлении персональных окладов, ставок, надбавок, доплат, о предоставлении отпусков по уходу за ребёнком, об отстранении от работы, временном возобновлении обязанностей, об аттестационных и квалификационных комиссиях, о проведении аттестации.Приказы о поощрениях работников, о материальной помощи, направлении работников в длительную служебную командировку и в длительную командировку с вредными условиями труда хранят также на протяжении 75 лет.

В течение 5 лет нужно хранить распорядительные документы о направлении работников в краткосрочные командировки, об отпусках, взысканиях, дежурствах, а также распорядительную документацию по административно-хозяйственным вопросам.При подготовке распоряжения можно опираться на типовой шаблон приказа о приёме на работу, даже если вы планируете составить приказ в индивидуальной форме. В акт нужно внести следующие данные:

  1. условия об испытании — по общему правилу срок не может быть больше трёх месяцев для рядовых работников и шести месяцев для руководителей и бухгалтеров;
  2. фамилию, имя и отчество специалиста (дублируются сведения из паспорта или другого документа, удостоверяющего личность);
  3. уникальный порядковый номер приказа;
  4. дату приёма на работу — день, когда работник приступает к выполнению должностных обязанностей;
  5. дату составления документа — день издания распоряжения (приказ нельзя датировать ранее, чем был заключён трудовой договор);
  6. код по ОКПО, полученный при регистрации (его можно уточнить в выписке из ЕГРЮЛ (ЕГРИП) или получить онлайн на сайте налоговой инспекции);
  7. оклад или тарифную ставку в фиксированном размере (если вы принимаете совместителя или сотрудника на неполный день, в поле с условиями приёма на работу дополнительно указывается: «Оплата согласно отработанному количеству часов»);
  8. информацию о характере трудовой деятельности: разъездной, в пути и т.д., условия трудоустройства: на время отсутствия постоянного работника, по совместительству и т.д.;
  9. структурное подразделение, если вы ранее указывали его в трудовом договоре, должность (специальность или профессия), которая отражена в штатном расписании;
  10. наименование работодателя в соответствии с правоустанавливающими документами;
  11. табельный номер, который присвоен при оформлении сотрудника в штат фирмы;
  12. основания для издания приказа (в этом поле нужно ссылаться только на трудовой договор, заявление о приёме на работу, а не на докладные записки).
  13. дату расторжения трудового договора, если он срочный (указывается конкретное число или событие, при наступлении которого специалист освобождается от выполнения должностных обязанностей);

Внимательно проверяйте соглашение на наличие ошибок.

Если вы заполняете его от руки, используйте ручку с чернилами, которые не выцветают, не растекаются. В противном случае при хранении документ может прийти в негодное состояние, поэтому придётся делать его дубликат.Если вы принимаете на работу нескольких человек, можете заполнить распоряжение сразу на всех. Но учитывайте, что при подписании документа сотрудники увидят тарифную ставку друг друга, длительность испытательного срока и прочую информацию, которая относится к персональным данным.°•°•°•°•°•°•°•°•°•°•°•°•°•°•°•°•°•°•°•°•°•°•°•°•°•°•°•°•Если вам полезен этот материал, поставьте, пожалуйста, лайк.

Классификатор приказов вам поможет

Вы здесь Опубликовано 2011-03-15 03:00 пользователем ipp2 В небольших организациях, как правило, выделяют приказы по основной деятельности и по личному составу, порой забывая про еще одну группу – приказы по административно-хозяйственным вопросам.

В крупных же организациях даже этих трех разновидностей маловато будет.

Кроме того, там часто разные подразделения готовят разные группы приказов, и порой у отдельных специалистов возникает желание доказать, что приказ по вновь возникшему вопросу – вовсе не его головная боль, а вотчина коллеги из другого отдела.

Чтобы примирить всех, нужно навести порядок.

Практика показывает, что крупные организации, вне зависимости от сферы деятельности и организационно-правовой формы, издают достаточно большое количество распорядительных документов, прежде всего приказов. Вместе с тем при проведении экспертизы ценности документов этого вида возникают определенные сложности, связанные со спецификой деятельности крупной организации.

Дело в том, что небольшая организация может ограничиться изданием приказов двух видов: по основной деятельности и по личному составу (дополняемых изданием распоряжений), оформление которых в этом случае возлагается на одного человека. Чем больше масштаб деятельности организации, значительнее штат работников и сложнее структура руководства, тем меньше вышеописанный алгоритм издания распорядительных актов подходит для организации.

Как быть? Ответ на этот вопрос найден довольно давно: приказы делят на отдельные разновидности, а их оформление поручают отдельным работникам или различным подразделениям.

В результате возникает стандартная для современного отечественного делопроизводства ситуация, когда часть приказов оформляется (соответственно, регистрируется и хранится до передачи в архив) делопроизводственной службой, а часть — службой кадров. При этом порой сотрудники делопроизводственной службы и службы кадров испытывают затруднения при решении вопроса о том, приказом какой разновидности оформлять те или иные решения – приказом по основной деятельности или приказом по личному составу. К сказанному стоит добавить, что разделение приказов на две разновидности – по основной деятельности и по личному составу – не может удовлетворить крупные организации, имеющие значительный круг решаемых вопросов.

В итоге количество разновидностей приказов увеличивается (появляются приказы по административно-хозяйственным вопросам, о направлении работников в командировку и др.), а подготовка приказов по отдельным вопросам может поручаться отдельным работникам или подразделениям как в порядке разового поручения, так и на постоянной основе, что, естественно, добавляет сложностей. Действующие в настоящее время государственные стандарты содержат общие указания относительно оформления приказов и не позволяют решить данные вопросы.

Не добавляют ясности и не так давно утвержденные

«Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти»

1. Единственным выходом остается детальная проработка классификации приказов локальным актом, издаваемым самой организацией. Прежде всего необходимо определить количество видов приказов, которые могут издаваться.

Вполне вероятно, что целесообразно будет раздробить приказы по основной деятельности и по личному составу на более мелкие группы для облегчения дальнейшей справочной работы и для обеспечения возможности специализации деятельности сотрудников, их оформляющих.

Выделенные группы следует зафиксировать в табеле унифицированных форм документов. Однако даже использование табеля унифицированных форм не позволяет полноценно организовать работу по отнесению приказов к конкретному виду, поэтому необходимо или оговорить вопрос классификации приказов в инструкции по делопроизводству, или оформить отдельный классификатор. В последнем случае классификатор может быть утвержден приказом и использоваться в качестве приложения к номенклатуре дел.

Такой вариант удобен, если действующая инструкция по делопроизводству в целом соответствует современным требованиям и нет острой необходимости в ее немедленной переработке. Содержание классификатора будет индивидуальным для каждой организации.

При его составлении можно руководствоваться положениями Унифицированной системы организационно-распорядительной документации2. При этом, учитывая то обстоятельство, что хотя УСОРД и входит в число действующих УСД, она фактически не применяется в деятельности организаций, поскольку первая очередь УСОРД, утвержденная Главархивом СССР еще в 1979 году, в настоящее время в значительной части устарела, а вторая очередь УСОРД, утвержденная Росархивом в 1993 году, не была внедрена в практику.

Раздел ОКУД, посвященный организационно-распорядительной документации, с 1993 года не ведется, поэтому в ОКУД не включены многие формы документов, предусмотренные законодательными и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации3. Гораздо более полезным будет «Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения»4, т.к.

Гораздо более полезным будет

«Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения»

4, т.к. только на его основе можно классифицировать приказы по срокам хранения (далее по тексту – Перечень). Ниже приведен пример классификатора приказов.

В данном примере приказы разделены на три группы (согласно 19 статье Перечня):

  1. по личному составу – большинство хранится 75 лет, но отдельные виды можно хранить 5 лет;
  2. по административно-хозяйственным вопросам – 5 лет.
  3. по основной деятельности – срок хранения постоянно;

Группировка произведена по содержанию и по срокам хранения в соответствии со статьей 19 нового Перечня.

Далее делим каждую группу на отдельные подгруппы, т.к. оформление различных групп (разновидностей) приказов может быть возложено на разные отделы или на разных сотрудников службы кадров. Такое разделение в дальнейшем облегчит проведение справочной работы.

Можно, например, выделить приказы о поощрении и материальной помощи, т.к.

они связаны с выделением и расходованием дополнительных финансовых ресурсов и существует необходимость особого контроля руководства за данным направлением работы.

И, наконец, логично выделить в качестве отдельных разновидностей приказы об отпусках, дежурствах, взысканиях, а также о направлении работников в командировку, т.к. они имеют срок хранения 5 лет. Каждой разновидности приказа присваивается свой делопроизводственный индекс, каждая разновидность подшивается и хранится отдельно в соответствии с установленными сроками хранения.

Мы предлагаем использовать индексацию на основе двух букв, которые могут вызывать определенные ассоциации, что облегчает запоминание и усвоение работниками предложенной группировки:

  1. ОК — О`К — все хорошо, отпуск,
  2. ОД — Основная Деятельность,
  3. КМ — КоМандировка (обычная),
  4. АХ — Административно-Хозяйственые вопросы и т.д.
  5. МП — Материальная Помощь / Материальное Поощрение,
  6. ЛС — Личный Состав,
  7. КС — Командировка на Север (или Командировка Серьезная),

Классификатор может быть оформлен в виде таблицы. В нее можно внести графу, в которой будет указано, кто из руководителей преимущественно подписывает приказ определенного вида (в том случае если такое распределение полномочий предусмотрено соответствующим приказом). При этом, разумеется, руководитель, являющийся первым лицом организации, может подписывать любой приказ.

В пятой графе содержатся типовые заголовки, которые можно использовать при оформлении приказов. Это сократит количество ошибок, совершаемых при оформлении приказов, и существенно облегчит ввод информации в информационно-поисковые системы (ведь большинство из них позволяет создавать справочник стандартных заголовков, из которого пользователь потом сможет выбирать нужный). Такой классификатор позволит избежать проблем при проведении экспертизы ценности документов.

Пример 1 Классификатор приказов организации 1 Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утв. постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 г. № 477). 2 Унифицированная система организационно-распорядительной документации.

2-е изд. – М., 1981. 3 Разработка нормативных документов по документационному обеспечению организации.– М., 2007,.С. 44. 4 Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Министерства культуры РФ от 25.08.2010 г.

№ 558). Папков Андрей , заведующий кафедрой документоведения Белгородского государственного университетаИсточник: Объединённая редакция деловых журналов Рубрика: Ключевые слова: Оцените публикацию +1 0 -1

Приказ на командировку.

Разбираемся с нюансами

Прежде всего это документ, необходимый для делопроизводства и бухгалтерского учета. Правила и условия составления приказа на командировку регламентируются Трудовым и Налоговым кодексом.

Приказ — это волевое распоряжение высшего должностного лица для обязательного исполнения указанным лицом в рамках полномочий. Отъезд с основного места работы более чем на одни сутки по законодательству уже считается командировкой.

Поэтому документ оформляется в соответствии с требованиями. Содержание

  1. 8.1 Какой срок хранения приказов на командировку?
  2. 3 Об отмене командировки
  3. 8 Вопрос/ответ
    • 8.1 Какой срок хранения приказов на командировку?
    • 8.2 Какие могут быть приложения к приказу?
  4. 5 О продлении командировки
  5. 4 Об отзыве из командировки
  6. 7 На командировку нескольких человек
  7. 8.2 Какие могут быть приложения к приказу?
  8. 2 О командировании
  9. 6 На командировку директора
  10. 1 Виды приказов о командировках

Виды приказов о командировках Поскольку данный документ законодательно определен как обязательный, то разработаны формы и правила оформления.

Для одного лица заполняется форма Т9, для группы лиц — Т9а.

Командировки могут быть:

  1. срочные (в связи с возникшими обстоятельствами).
  2. плановые (на крупных предприятиях);

Последовательность оформления

  1. По окончании командировка закрывается.
  2. Выдаются командировочные документы.
  3. На имя руководителя составляется служебная записка, где указываются цели, задачи, сроки поездки. Для этого существует бланк служебного задания, но он не является обязательным документом.
  4. Оформляется приказ.

При необходимости командировку продлевают или отзывают из поездки.

Командировочные расходы решаются за счет предприятия, превышение расходов возмещается, если данный факт обоснован. О командировании Приказ или распоряжение заполняются последовательно.

  1. Переписываем данные документа (дата, номер, автор), на основании которого осуществляется составление приказа.
  2. Подпись руководителя организации и командируемого сотрудника.
  3. В шапке указываем полное наименование и код ОКПО (8 цифр).
  4. Затем срок поездки в днях и обязательно даты — с какого по какое число.
  5. Указываем структурное подразделение и должность командируемого лица.
  6. Расписываем цель поездки.
  7. Подробная информация о месте назначения (начиная от страны и до улицы и наименования организации).
  8. За чей счет осуществляется командировка.
  9. Табельный номер сотрудника и Ф. И. О. (в род. падеже), которого отправляют в поездку.
  10. Порядковый номер документа и дату его составления.

Об отмене командировки Отмена командировки еще до ее начала — конечно, более простое дело, чем отзыв работника из командировки. Но и в такой ситуации хлопот не избежать ни работнику, ни бухгалтеру. Чтобы отменить командировку, необходимо выяснить причины, подготовить пакет соответствующей документации и правильно отразить данный аспект в финансовой и бухгалтерской отчетности.

Что говорит закон? Все кадровые вопросы решаются только через приказы и распоряжения руководителя. Все бланки приказов имеют унифицированную форму и утверждены Госкомстатом Российской Федерации, Постановление № 1 от 05.01.2004 года. Об отзыве из командировки Временами у работодателей возникает необходимость оформления отзыва сотрудников, направленных в служебную командировку, по различным обстоятельствам.

В каких случаях требуется? Отзыв работника из командировки может быть осуществлен только по определенным причинам.

Их можно разделить на две большие группы:

  1. установленные законодательством;
  2. утвержденные работодателем в качестве уважительных.

Причины Отзыв обязателен? Семейные обстоятельства По решению работодателя, в зависимости от конкретных обстоятельств По производственной необходимости По решению работодателя, в зависимости от конкретных обстоятельств В связи с больничным (по болезни) Да, если лист нетрудоспособности предусматривает невозможность исполнения сотрудником трудовых обязательств В связи с увольнением Да В связи с внезапно возникшими обстоятельствами непреодолимой силы Да, если такие обстоятельства будут препятствовать исполнению служебного задания или угрожать жизни/здоровью сотрудника О продлении командировки Возможные причины увеличения срока. Условно их делят на несколько групп:

  1. форс-мажор.
  2. болезнь;
  3. по личным обстоятельствам;
  4. по производственной необходимости;

Пример приказа о продлении Закрытое акционерное общество «Альфа» ОАО «Альфа» ПРИКАЗ № 321-К о продлении срока командировки г.

Москва 26 июня 2018 В связи с производственной необходимостью (заключение контракта с ОАО «Виктория») ПРИКАЗЫВАЮ: Продлить срок пребывания в служебной командировке в ОАО «Виктория» (приказ от 18.06.2016 ;322-К) экономиста И. В. Орлова на три дня: с 25 по 28 июня 2016 года. Генеральный директор Петров Н.

В. Петров С приказом ознакомлены: Начальник отдела кадров: Суслова Е.

В. Суслова Главный бухгалтер: Черничная Е.

Е. Черничная Начальник отдела экономики и прогнозирования: Фролов Ф. С. Фролов На командировку директора Заполняется такая же форма Т9, как и на любого сотрудника.

Нюанс состоит в том, что вместо себя руководитель должен назначить ответственное лицо (исполняющего обязанности).

Для этого издается отдельный приказ. Общество с ограниченной ответственностью «Василек» ПРИКАЗ Санкт-Петербург «19» марта 2018 года № 25 О временном исполнении обязанностей генерального директора В связи со служебной необходимостью в период с 01.06.2018 по 10.06.2018 убываю в служебную командировку. На основании изложенного приказываю: 1.

На время моего временного отсутствия в период с 01.06.2018 по 10.06.2018 исполнение обязанностей генерального директора возложить на первого заместителя ООО «Василек» М.

М. Капустина. 2. На период временного исполнения обязанностей генерального директора установить М. М. Капустину к должностному окладу в размере 10 000 (десять тысяч) рублей 00 копеек.

3. Контроль за исполнением приказа оставляю за собой. Генеральный директор Петров П. П. Петров С приказом ознакомлен Капустин Дата М.

М. Капустин На командировку нескольких человек В случае направления в командировку нескольких сотрудников одновременно предусмотрена унифицированная форма Т-9а.

Ваша организация также может самостоятельно разработать форму приказа о направлении в командировку нескольких сотрудников, утвердив ее на предприятии.

Вопрос/ответ Какой срок хранения приказов на командировку? Ответ. Срок хранения приказов о краткосрочных внутрироссийских командировках составляет 5 лет, а длительных зарубежных — 10 лет.

Какие могут быть приложения к приказу? Ответ. Все приложения к приказу визируются ответственным исполнителем и руководителем структурного подразделения, в котором издан приказ. Приложения нормативно-правового характера (например, положения, инструкции, правила, порядки и т.

д.), которые утверждаются распорядительными документами, подписываются руководителями структурных подразделений предприятия на лицевой стороне последнего листа приложения. Facebook Twitter LinkedIn Tumblr Pinterest Reddit Вконтакте Поделиться через электронную почту Печатать admin Похожие статьи Какие могут быть цели командировки 17.05.2018 Что входит в командировочные расходы? 17.05.2018 Каковы максимальный и минимальный сроки командировки 18.05.2018 Все об однодневных командировках 17.05.2018

Составляем приказы по личному составу правильно

Вы здесь Опубликовано 2007-08-25 08:28 пользователем HRTrud «Кадровик.

Кадровое делопроизводство», 2008, N 5 Слушатели семинаров по делопроизводству часто задают вопросы, касающиеся составления различного рода приказов. Среди них типичными являются вопросы о том, какие приказы относятся к приказам по личному составу, а какие — по основной деятельности, какие государственные стандарты устанавливают требования к оформлению приказов, обязательно ли применение унифицированных форм приказов и др. На эти и другие актуальные вопросы кадровиков дает ответы данная статья.

Приказ является самым распространенным видом распорядительного документа в управленческой деятельности организации. Он издается для решения основных и оперативных задач. По юридической природе приказ может быть как актом управления, содержащим нормы права, регулирующие определенные сферы общественных отношений, так и актом применения норм права.

В делопроизводстве принято разделять два вида приказов: приказы по основной деятельности и приказы по личному составу.

Словарь кадрового делопроизводства.

Приказ по основной деятельности — правовой акт, издаваемый руководителем органа управления, действующего на основе единоначалия, для осуществления исполнительной и распорядительной деятельности в ходе решения задач, возложенных на организацию, или во исполнение законов, постановлений и распоряжений Правительства РФ, вышестоящих органов власти и управления. Приказ по личному составу — правовой акт, издаваемый администрацией для регулирования правоотношений между гражданами и органами управления.

К приказам по основной деятельности относятся: приказы по финансовым вопросам, по материально-техническому обеспечению, по организационно-правовым вопросам, по регулированию управленческой деятельности. К приказам по личному составу относятся: приказы о приеме, переводе, увольнении, поощрении, изменении фамилии, об очередных и учебных отпусках, о дежурствах, о взысканиях, о командировках и др.

В Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (М., Росархив, 2002) к отдельной группе приказов отнесены приказы по административно-хозяйственным вопросам (ст.

6), т.е. приказы о соблюдении правил внутреннего трудового распорядка, об эксплуатации зданий, сооружений, транспортном обслуживании, внутренней связи, охране (разд.

10 Перечня). Так как приказы по основной деятельности и по административно-хозяйственным вопросам входят в состав унифицированной системы организационно-распорядительной документации, то оформляться они должны в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации.

Унифицированная система организационно-распорядительной документации.

Требования к оформлению документов» (М., ВНИИДАД, 2003). В соответствии с указанным ГОСТом приказ оформляется на специально разработанном бланке «Приказ» или на общем бланке с указанием вида документа «Приказ» (см. Приложения к ГОСТу). В 2004 г.

Госстандарт утвердил унифицированные формы большинства приказов по личному составу.

Текст таких приказов представлен в табличной форме и имеет ряд отличий от традиционного способа их оформления. Например, в соответствии с требованиями приказы оформляются не на несколько распорядительных действий, а на одно: отдельный приказ о приеме на работу, отдельный — о переводе, увольнении, командировании.

Приказы, не вошедшие в разработанный унифицированный комплекс документов, в целях внесения единообразия в оформление желательно оформлять с учетом требований ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации.

Унифицированная система организационно-распорядительной документации.

Требования к оформлению документов». Следует также учитывать, что приказы по личному составу должны соответствовать Трудовому кодексу Российской федерации (ТК РФ) и Кодексу об административных правонарушениях с изменениями и дополнениями. Все приказы по личному составу оформляются на бланках формата А4 и имеют следующий состав реквизитов: — наименование организации — автора документа; — наименование вида документа — «Приказ»; — дата и номер приказа; — место издания; — заголовок к тексту; — текст (распорядительная часть и основание издания); — подпись; — визы согласования; — отметка об ознакомлении с приказом работника; — отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Также хотелось бы отметить, что организация может вносить дополнительные реквизиты в унифицированные формы первичной учетной документации, а вот реквизиты этих форм, утвержденные Госкомстатом России, должны оставаться без изменений. Вносимые изменения должны быть оформлены соответствующим организационно-распорядительным документом организации.

Приказы подписывает руководитель организации.

В случае его отсутствия подпись может проставлять лицо, официально исполняющее обязанности руководителя. Так, в Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. Приказом Минкультуры России от 08.11.2005 N 536) говорится: «Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности или его заместитель.

При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия (исправления можно внести от руки или машинописным способом, например: «и.о.», «зам»). Не допускается подписывать документы с предлогом «за» или проставлением косой черты перед наименованием должности». На практике в таких случаях инициалы и фамилия лица, подписавшего документ, указываются под фамилией руководителя.

Приказ вступает в законную силу с момента его подписания (издания). Таким образом, датой приказа по основной деятельности является дата подписания документа, которая проставляется в заголовочной части приказа (ГОСТ Р 6.30-2003). Датой приказа по личному составу также является дата подписания документа, которая может совпадать, а может не совпадать с датой вступления в законную силу указанного действия в тексте документа.

Например, приказы о приеме и о переводе на другую работу могут иметь обратную силу.

В ч. 2 ст. 67 ТК РФ говорится, что трудовой договор, не оформленный надлежащим образом, все же считается заключенным, если работник приступил к работе с ведома или по поручению работодателя или его представителя.

При фактическом допущении работника к работе работодатель обязан оформить с ним трудовой договор в письменной форме не позднее трех дней со дня фактического допущения его к работе. Таким образом, трудовой договор, оформленный, например, 24 декабря, в котором указывается, что работник приступил к работе 22 декабря, имеет обратную силу (в данном примере — двухдневный период). Так как основанием для издания приказа является именно трудовой договор, то приказ также будет иметь две даты: дату подписания 24 декабря (она же — дата, указанная в заголовочной части) и дату начала работы 22 декабря, указанную в тексте документа.

Пример записи в трудовой книжке (рис.

1). Пример записи в трудовой книжке 1 2 3 4 12 22 12 2007 Принят в отдел снабжения на должность инженера Приказ от 24.12.2007 N 121 л/с Рис. 1 Так же решается вопрос и в случае с несвоевременным оформлением перевода работника.

Но в случае увольнения приказ обратной силы иметь не может. Например, работник написал заявление 02.12.2007 с формулировкой:

«Прошу уволить меня по собственному желанию 02.12.2007»

и руководитель подписал ему заявление, то приказ не может быть издан 03.12.2007, а только более ранней датой, например 31.11.2007. Правила регистрации приказов Регистрационный индекс документа, как правило, включает в себя несколько элементов.

Основным элементом индекса является порядковый номер документа.

В дополнение к порядковому номеру с целью облегчения поиска указывают код места исполнения и хранения документа, принадлежности его к определенному вопросу, корреспонденту, автору, территории, периоду и т.д. Приказы по личному составу группируются отдельно от приказов по основной деятельности, поэтому необходимо дополнять индекс приказов по личному составу буквенным обозначением, например 28-к или 12 л/с (личный состав).

Поскольку приказы по личному составу имеют различные сроки хранения, а документы с разными сроками хранения не могут помещаться в одно дело, то внутри этой категории документов (приказы по личному составу) необходимо при индексации сделать различия.

Так, приказы о приеме, перемещении, увольнении можно формировать в одно дело в хронологическом порядке и присваивать им индекс в пределах данной группы с добавлением буквенного обозначения л/с, а приказы о предоставлении отпусков, о командировках и т.п., имеющие временные сроки хранения, — в отдельное дело с присвоением других буквенных обозначений (N 15-к, N 11-о). Печать на приказах Законодательные и иные нормативные акты не содержат какой-либо информации о заверении приказов печатью организации или иной печатью.

Следовательно, можно сказать, что закон не требует заверять приказы (распоряжения) по личному составу печатью. Унифицированные формы приказов (распоряжений), утвержденные Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1

«Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»

, также не содержат указаний на необходимость заверения приказов печатью.

Однако копии приказов, помещаемых в личное дело сотрудника, должны быть заверены отметкой «О заверении копии» с последующим проставлением на ней печати, так как личные дела в случае передачи документов на государственное хранение будут храниться вне организации. Оформление виз на приказах Визы проставляются на лицевой или оборотной стороне последнего листа приказа ниже реквизита «Подпись».

Визы могут оформляться и на отдельном листе бумаги — листе согласования. В этом случае, в том месте на приказе, где должны были располагаться визы, указывают: «Лист согласования прилагается». Виза оформляется следующим образом.

Собственно слово «Виза» не пишется, а указывается должность, подпись, расшифровка подписи и дата согласования.

Оформление отметки об ознакомлении с приказом Отметка об ознакомлении с документом служит письменным подтверждением факта доведения документа до сведения сотрудника и начинается словами: «С приказом ознакомлен». Отметка включает личную подпись сотрудника, ее расшифровку и дату, проставленную от руки. В унифицированных формах приказов по личному составу (о приеме на работу — Т-1, переводе на другую работу — Т-5, предоставлении отпуска — Т-6, прекращении трудового договора — Т-8, направлении работника в командировку — Т-9 и о поощрении — Т-11) содержится реквизит «Виза ознакомления работника».

В числе других приказов по личному составу, не имеющих унифицированной формы, необходимо выделить приказ о применении дисциплинарного взыскания, на котором данная виза проставляется обязательно, т.к. согласно ч. 6 ст. 193 ТК РФ приказ (распоряжение) работодателя о применении дисциплинарного взыскания объявляется работнику под расписку в течение трех рабочих дней со дня его издания. Что касается других неунифицированных приказов, то в законе нет прямого указания об ознакомлении с ними работников в письменной форме.

Однако в связи с тем, что в приказах по личному составу затрагиваются принципиально важные для работника вопросы (например, присвоение разрядов, изменение анкетно-биографических данных и т.д.), представляется целесообразным предусматривать визу ознакомления работника в каждом приказе.

Отметку об ознакомлении с документом располагают ниже реквизита «Подпись» на лицевой или оборотной стороне документа. Оформление отметки об ознакомлении с приказом ┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐ │ │ │ Начальник отдела кадров Начальник юридического отдела │ │ │ │ личная подпись А.В.

Федоров личная подпись А.Ю. Мамонов │ │ │ │ Дата Дата │ │ │ │ │ │ Начальник отдела безопасности Начальник отдела технического │ │ обслуживания │ │ │ │ личная подпись М.А. Свистунов личная подпись Г.В. Жигунов │ │ │ │ Дата Дата │ │ │ └─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘ Рис.

2 Доведение приказа до исполнителей Законодательством не предусмотрена конкретная форма доведения приказа до исполнителей.

Последние новости по теме статьи

Важно знать!
  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов.
  • Знание базовых основ желательно, но не гарантирует решение именно вашей проблемы.

Поэтому, для вас работают бесплатные эксперты-консультанты!

Расскажите о вашей проблеме, и мы поможем ее решить! Задайте вопрос прямо сейчас!

  • Анонимно
  • Профессионально

One thought on “Приказ на командировку личный состав или основная деятельность

Comments are closed.

Задайте вопрос нашему юристу!

Расскажите о вашей проблеме и мы поможем ее решить!

+