Бесплатная горячая линия

8 800 700-88-16
Главная - Трудовое право - Как оформить направление в командировку из места отпуска

Как оформить направление в командировку из места отпуска

Menu

Отпуск – это время, когда сотрудник освобождён от своих трудовых обязанностей. Но может возникнуть необходимость направить его в служебную командировку. И эти действия работодателя необходимо правильно оформить. Работодатель должен предоставлять своим работникам каждый год .

Об этом сказано в ст. 114 ТК РФ. О том, что такое служебная командировка говорится в ст.

166 ТК РФ. Это отъезд сотрудника, в другую местность для выполнения своих непосредственных трудовых обязанностей, но строго по распоряжению работодателя. Другая местность — это местность, вне пределов муниципального образования, где трудится этот сотрудник. Пока сотрудник пребывает в своём законном отпуске, работодатель не может его отправить в служебную поездку, не получив на это его согласия.

Только работник право распоряжаться своим отпуском по своему усмотрению. Для того чтобы направить сотрудника в командировку, работодатель должен прервать его отпуск, то есть сделать . Прервать законный отпуск сотрудника можно только с его письменного согласия.

Но даже при наличии экстренных обстоятельств, нельзя прерывать отпуск следующих работников:

  1. беременных.
  2. трудящихся на вредных или опасных производствах;
  3. которые ещё не достигли своего совершеннолетия;

Работодатель имеет право прервать только очередной отпуск своего сотрудника.

Каждый сотрудник имеет право отгулять 28 календарных дней в году. Но при возникновении некоторых обстоятельств, наниматель может оформить сотруднику отзыв и направить его в командировку.

Не получив письменного согласия этого подчинённого, работодатель не имеет права совершать такие кадровые действия. В ст. 173 сказано, что если работник обучается в ВУЗе или в учебных учреждениях среднего профессионального или специального образования, то он имеет право на учебный отпуск. Не влияет на порядок предоставления такого отпуска то, как работник поступил на учёбу – самостоятельно или по направлению работодателя.

Учебный отпуск предоставляется на такое количество дней, какое требуется основанием – будь то сессия или защита дипломной работы. Но его максимальная продолжительность оговорена в ст. 173 ТК РФ. Учебный отпуск – это целевой отпуск, и брать его или не брать – это желание работника.

В ст. 125 ТК РФ говорится о том, что отозвать работодатель может только из очередного отпуска.

Поэтому прервать учебный отпуск по инициативе работодателя, даже если сотрудник согласен, нельзя.

Как оформляется ? Читайте в нашей статье.

Не платят зарплату 2 месяца — куда обращаться?

Узнайте . предоставляется женщине при достижении определённого срока беременности. Он делится на 2 периода:до и после родов. Закон запрещает направление беременной женщины в командировку.

Поэтому работодатель не может отозвать женщину из отпуска до её родов. Женщину, которая имеет ребёнка в возрасте до 3-ёх лет отправить в командировку сотрудника из за ним можно, получив от сотрудницы письменное согласие, и при отсутствии медицинских противопоказаний. Но сначала женщина должна письменно ознакомиться со своим правом отказаться от служебной поездки.

Работник может взять при наличии уважительных причин. Согласно ст. 125 ТК РФ, отозвать из такого отпуска работодатель своего работника не может, даже если тот готов прервать отдых и приступить к своим трудовым обязанностям. Чтобы не быть оштрафованным по ст.

5. 27 КоАП РФ, работодатель должен правильно оформить отзыв сотрудника из отпуска, правильно оформить саму командировку во время отпуска, а также правильно рассчитать отпускные и .

Обычно оформление отзыва сотрудника из отпуска начинается с того, что руководитель служебного подразделения подаёт на имя руководителя служебную записку, в которой указывает производственную необходимость отзыва сотрудника. Пример: Затем нужно предложить работнику прервать отпуск. Закон не обязывает делать это письменно, но лучше, во избежание трудовых споров, оформить предложение в письменном виде.

Пример такого обращения: Если сотрудник согласен, то он должен поставить на предложении свою подпись и написать «согласен». Если же он не желает прерывать свой отпуск, то он ставит свою подпись и пишет «не согласен».

Кроме того, сотрудник может направить работодателю заявление о переносе дней отпуска.

Пример: Как только работник согласится, работодатель должен издать приказ об отзыве сотрудника. В приказе нужно обязательно указать:

  1. что делать с освободившимися днями отпуска.
  2. дату, с которой сотрудник отзывается из отпуска, и дату окончания отзыва;
  3. причину прерывания отпуска;
  4. продолжительность (в днях) командировки;

Пример приказа: Работник должен ознакомиться с приказом и поставить на нём свою подпись.

Когда приказ будет готов и подписан, нужно оформить документы на командировку:

  1. ;
  2. ;
  3. командировочное удостоверение.

После издания приказа необходимо нужно внести изменения в уже утверждённый .

После этого следует внести изменение в личную карточку данного работника.

Все произошедшие изменения относительно ежегодного отпуска, отражаются в разд. VIII «Отпуск» личной карточки данного работника. Отзыв также следует зафиксировать. А в табеле необходимо поставить К – код командировки. За этот день сотруднику нужно выплатить . ? Читайте об этом на нашем сайте. Как оформить командировку за свой счет?

Как оформить командировку за свой счет? Узнайте . Как получить алименты с черной зарплаты? Смотрите . Когда сотрудник уходит в отпуск, работодатель должен выплатить ему компенсацию.

Сумма отпускных также зависит и от количества дней, которые сотрудник будет «гулять». Но когда оформляется отзыв, часть отпускных за дни командировки работник должен вернуть обратно работодателю. Так как работник выходит на работу, он имеет право рассчитывать на заработную плату.

Так как он уезжает в командировку, он должен получать средний заработок и суточные. Размер суточных регулируется самостоятельно работодателем. Об этом говорится в ст. 168 ТК РФ.

Размер суточных может быть указан в или в приказе руководителя.

Но не облагаются налогом суточные в следующем размере:

  1. 2 500 рублей в день при загранпоездках.
  2. 700 рублей в день при служебных поездках по России;

Суточные должны быть выплачены за каждый день командировки, включая выходные и праздники, а также время в пути до места назначения. Отпускные сотруднику должны быть выплачены за 3 дня до начала его отдыха. Но, если происходит отзыв из отпуска, то деньги за эти должны быть возвращены работодателю.

Но удерживать из заработной платы сотрудника эти деньги, работодатель не имеет права. Он может письменно договориться с сотрудником:

  1. чтобы он вернул деньги в кассу предприятия;
  2. произвести удержание отпускных из заработной платы этого сотрудника.
  3. чтобы оформить эту сумму как аванс под будущую заработную плату;

Работник должен дать своё согласие на любое удержание из его зарплаты.

Пример: Электрик П.Н. Федорцов, работающий в ООО «ДОМ», ушёл в отпуск с 15. 07. 2020 года на 14 календарных дней. В соседнем городе на электростанции произошла авария, и своих «рабочих рук» у них не хватило.

Начальник позвонил Федорцову, и попросил прервать отпуск с 20.

07, и срезу же уехать в командировку для ликвидации последствий аварии на электростанции.

Инженер согласился на оформление отзыва и последующую командировку.

Получается, что он отгулял только 5 дней, так как 20. 07 он уже уехал в командировку. Для расчёта его отпускных средний заработок составил 1 842, 6 рублей.

Таким образом, на руки он получил 25 796, 4 рублей. (1 842, 6 * 14). У данного сотрудника ещё осталось 9 дней от отпуска, он решил их использовать с 01. 09. 2020 года. Т. к. работник отгулял только 5 дней отпуска, на руки он должен был получить 9 213 рублей (1 842, 6 * 5). Следовательно, 16 583, 4 рубля (25 796, 4 – 9 213) он должен вернуть в кассу или по-другому договориться с работодателем.
Следовательно, 16 583, 4 рубля (25 796, 4 – 9 213) он должен вернуть в кассу или по-другому договориться с работодателем.

Оформить отъезд сотрудника в командировку при отзыве его из отпуска нужно правильно с кадровой точки зрения. При нарушении правил оформления кадровых документов работодатель может быть подвергнут административной ответственности.

Отпуск и командировка

О.А.

Курбангалеева,консультант-эксперт по бухгалтерскому учету и налогообложениюКак правило, расходы на проезд к месту командировки и обратно не облагаются НДФЛ ( НК РФ) и страховыми взносами ( ст.

422 НК РФ, ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ

«Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний»

). И при этом они уменьшают налогооблагаемую прибыль ( п. 1 ст. 264 НК РФ).Однако на практике возникают довольно сложные ситуации, в которых порядок налогообложения расходов на проезд не так очевиден.

В нашей статье мы рассмотрим некоторые из них. У организации возникла необходимость направить в командировку работника, который находится в отпуске. В связи с производственной необходимостью работодатель вправе прервать отпуск работника.

Но при этом возникают вопросы: 1.Можно ли оплатить проезд работника к месту командировки от места проведения отпуска, чтобы работник не тратил время на возвращение домой? 2.Будут ли учитываться эти расходы для целей налогообложения и не будут ли они облагаться НДФЛ? На эти вопросы есть официальные ответы.

Налог на прибыль. Чиновники считают, что Налоговый кодекс РФ не содержит ограничений в отношении освобождения от налогообложения сумм возмещения командировочных расходов сотрудников в зависимости от места, из которого осуществляется их направление в командировку (письма Минфина России , ). По мнению специалистов Минфина России, организация может учесть расходы на проезд работника в командировку из места проведения отпуска к месту командировки и из места командировки к месту постоянной работы при расчете налога на прибыль.

Поскольку эти расходы работодатель несет независимо от места нахождения сотрудника, направляемого в командировку. Главное, чтобы расходы были экономически обоснованы согласно требованиям НК РФ ( п. 1ст. 264 НК РФ, письма Минфина России , ).

Минтруд разъяснил, как предоставить работнику отпуск во время командировки

30 сентября 2020 Ведомство указало, что работник не может находиться одновременно в командировке и ежегодном отпуске.

Чтобы отправить работника отдыхать, нужно оформить две командировки: до и после отпуска.

Чтобы отправить работника отдыхать, нужно оформить две командировки: до и после отпуска. При этом работодатель вправе предоставить отпуск без временного промежутка между командировками.Документ:Письмо Минтруда России от 10.09.2019 N 14-2/В-726Вопрос: Работник организации, находясь в длительной командировке в другом городе, потребовал оформить ему ежегодный оплачиваемый отпуск в период командировки.
При этом работодатель вправе предоставить отпуск без временного промежутка между командировками.Документ:Письмо Минтруда России от 10.09.2019 N 14-2/В-726Вопрос: Работник организации, находясь в длительной командировке в другом городе, потребовал оформить ему ежегодный оплачиваемый отпуск в период командировки. Как поступить работодателю, если работник относится к льготной категории работников, которые вправе уходить в отпуск в любой момент?

Нужно ли прерывать командировку?Ответ:МИНИСТЕРСТВО ТРУДА И СОЦИАЛЬНОЙ ЗАЩИТЫРОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИПИСЬМОот 10 сентября 2020 г. N 14-2/В-726Департамент оплаты труда, трудовых отношений и социального партнерства Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации рассмотрел в пределах компетенции обращение по вопросу оформления ежегодного оплачиваемого отпуска в период нахождения работника в командировке и сообщает.В соответствии с Положением о Министерстве труда и социальной защиты Российской Федерации, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 19 июня 2012 г.

N 610, Минтруд России дает разъяснения по вопросам, отнесенным к компетенции Министерства, в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации.Мнение Минтруда России по вопросам, содержащимся в обращении, не является разъяснением и нормативным правовым актом.В соответствии со статьей 107 Трудового кодекса Российской Федерации (далее — Кодекс) отпуск — это время, в течение которого работник свободен от исполнения трудовых обязанностей и которое он может использовать по своему усмотрению.Согласно статье 114 Кодекса работникам должны предоставляться ежегодные отпуска с сохранением места работы и среднего заработка.Очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, утверждаемым работодателем с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации не позднее чем за две недели до наступления календарного года. График отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника. О времени начала отпуска работник должен быть извещен под роспись не позднее чем за две недели до его начала.

Отдельным категориям работников в случаях, предусмотренных настоящим Кодексом и иными федеральными законами, ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется по их желанию в удобное для них время. По желанию мужа ежегодный отпуск ему предоставляется в период нахождения его жены в отпуске по беременности и родам независимо от времени его непрерывной работы у данного работодателя (статья 123 Кодекса).Служебная командировка — поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются (статья 166 Кодекса).Таким образом, ежегодный отпуск и служебная командировка представляют собой два разных периода.Соответственно, работник не может быть в командировке и в отпуске одновременно.

Трудовое законодательство не запрещает направлять работника в длительную командировку и предоставлять ежегодный отпуск без временного промежутка между командировками.

Поэтому если время ежегодного отпуска по утвержденному графику выпало на второй месяц пребывания в длительной командировке либо работник написал заявление на предоставление ежегодного оплачиваемого отпуска в рамках части четвертой статьи 123 Кодекса, то работник должен быть направлен в две командировки: одну — до отпуска, а другую — после него.Заместитель директора Департаментаоплаты труда, трудовых отношенийи социального партнерстваТ.В.МАЛЕНКО10.09.2019Задать вопрос можно Написать или позвонить можно WhatsApp +79287768843С уважением к вашему бизнесу,Подписывайтесь на нас:Список всех публикаций блога вы найдёте Материал подготовлен с использованием системы КонсультантПлюсДРУГИЕ МАТЕРИАЛЫ ПО ТЕМЕ

Отправляем в командировку: пошаговая процедура

В настоящее время практически ни одна компания не обходится без командировок – то с поставщиками нужно заключить договор, то уладить вопросы с заказчиками (например, настроить поставляемое оборудование) и пр. Сегодня пошагово рассмотрим процедуру направления в командировку сотрудника и укажем на типичные ошибки работодателей при этом.

Согласно ст. 166 ТК РФ служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Служебные поездки лиц, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются. Особенности направления работников в служебные командировки установлены Положением, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 №749.

1. Выбираем, кого направить. Первым делом стоит вспомнить об ограничениях, которые установлены трудовым законодательствам. Так, некоторых работников вовсе запрещено направлять в служебные поездки, а некоторых можно, но только с их письменного согласия. В силу ст. 259 ТК РФ запрещается направление в служебные командировки беременных женщин.

Запрещено направлять в служебные поездки и несовершеннолетних (за исключением творческих работников средств массовой информации, организаций кинематографии, теле- и видеосъемочных коллективов, театров, театральных и концертных организаций, цирков и иных лиц, участвующих в создании и (или) исполнении (экспонировании) произведений, в соответствии с перечнями работ, профессий, должностей этих работников, утвержденными Постановлением Правительства РФ от 28.04.2007 №252).

Обратите внимание! В период действия ученического договора работники не могут направляться в служебные командировки, не связанные с ученичеством (ст.

203 ТК РФ). Кроме этого, обратите внимание на программу реабилитации инвалида, если в командировку планируется направить именно его.

Если в данном документе содержится запрет на служебные поездки, направление в командировку инвалида будет неправомерным и может повлечь административную ответственность для работодателя. Это следует из ст. 23 Федерального закона от 24.11.1995 № 181‑ФЗ

«О социальной защите инвалидов в Российской Федерации»

: инвалидам, занятым в организациях независимо от организационно-правовых форм и форм собственности, создаются необходимые условия труда в соответствии с индивидуальной программой реабилитации инвалида.

Направление в командировки женщин, имеющих детей в возрасте до трех лет, допускается только с их письменного согласия и при условии, что это не запрещено им в соответствии с медицинским заключением.

Напомним, что порядок выдачи медицинскими организациями таких заключений утвержден Приказом Минздравсоцразвития РФ от 02.05.2012 № 441н.

Здесь важно понимать, что именно медицинское заключение имеет значение для работодателя – справка не подойдет.

Заключения выдаются гражданам по результатам проведенных медицинских освидетельствований, медосмотров, диспансеризации, решений, принятых врачебной комиссией, а также в иных случаях.

А вот справки выдаются врачами (в отдельных случаях фельдшерами и акушерами) на основании записей в медицинской документации гражданина либо по результатам медицинского обследования. Отметим, что получить письменное согласие на командировку и проверить наличие медицинских противопоказаний необходимо, если планируется, что в командировку поедет (ст.

259, 264 ТК РФ):

  1. работник, осуществляющий уход за больным членом семьи в соответствии с медицинским заключением.
  2. мать (отец), воспитывающая(ий) без супруга (супруги) детей в возрасте до пяти лет;
  3. работник, имеющий ребенка-инвалида;
  4. опекун (попечитель) несовершеннолетних;
  5. отец, воспитывающий детей без матери;

2.

Получаем согласие и уведомляем о возможности отказа. Помимо того, что у работников названных категорий необходимо получить письменное согласие на командировку, их надо в письменном виде ознакомить с правом отказаться от поездки.

Обычно это оформляется следующим образом.

Работодатель готовит уведомление, в котором работнику предлагается поехать в командировку и сообщается, что он вправе отказаться от нее. Уведомление составляется в двух экземплярах и может выглядеть так. Общество с ограниченной ответственностью «Апрель» (ООО «Апрель») Исх. № 12/4 Менеджеру по связям с общественностью от 15.04.2015 А.

№ 12/4 Менеджеру по связям с общественностью от 15.04.2015 А. И. Пономаревой Уважаемая Анна Ивановна! Просим Вас дать согласие на направление в служебную командировку с 20.04.2015 по 25.04.2015 в ВЗАО «Нижегородская ярмарка», находящееся в г.

Нижнем Новгороде, для участия в выставке «СадExpo 2015».

Дополнительно уведомляем Вас о том, что Вы на основании ст. 259 Трудового кодекса РФ имеете право отказаться от направления в служебную командировку, так как имеете ребенка в возрасте до трех лет. Директор Иванов В. П. Иванов Согласна на командировку.

С правом отказаться от служебной поездки ознакомлена.Менеджер по связям с общественностью, Пономарева, 15.04.2015 Конечно, работник может выразить свое согласие или несогласие на командировку и в виде отдельного документа, например заявления, которое он подаст в кадровую службу.

В таком случае в уведомлении целесообразно указать, в какие сроки сотрудник должен принять решение, например:

«О принятом решении вы можете сообщить отдельным заявлением, которое должны предоставить в отдел кадров до … (такого‑то числа)»

.3.

Издаем приказ. Прежде, чем говорить о приказе, напомним, что раньше для направления в служебную командировку нужно было оформить работнику служебное задание и командировочное удостоверение. Однако в связи с изменениями, внесенными Постановлением Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595 в Положение, оформление данных документов отменено. Они использовались для подтверждения нахождения сотрудника в определенные сроки в конкретном месте для возмещения расходов в связи с командировкой.

Но различные ведомства писали, что в некоторых случаях отметки в командировочном удостоверении не могут быть проставлены физически (например, при переговорах с физическими лицами), поэтому факт нахождения в месте командировки в установленное время может быть подтвержден иными документами – приказом (распоряжением) о направлении работника в командировку, проездными документами, счетом гостиницы (письма Минфина РФ от 16.08.2011 №03-03-06/3/7, Минтруда РФ от 14.02.2013 №14-2-291). К сведению Поскольку необходимость оформления служебного задания и командировочного удостоверения отпала, именно в приказе о направлении в командировку надо как можно более подробно прописать служебное поручение, то есть цель поездки, а также сроки выполнения этого поручения.

До 08.01.2015 в качестве основания издания приказа обычно указывалось служебное задание, так как согласно прежней редакции Положения цель командировки работника определялась руководителем командирующей организации и указывалась в служебном задании, которое утверждалось работодателем. После названной даты в качестве основания для издания приказа можно указывать реквизиты документов (при их наличии), в соответствии с которыми требовалось направление работника в командировку (договора с контрагентом, приказа о проведении проверки, приглашения на выставку и пр.). Поскольку организация вправе по-прежнему оформлять служебные задания на командировки и требовать от работников отчеты об их выполнении (если это предусмотрено локальными нормативными актами), в качестве основания приказа можно указывать и служебное задание.

К сведению Для направления работника в командировку можно издать приказ по унифицированной форме Т-9 (Т-9а для командирования группы сотрудников) или по форме, разработанной и утвержденной самой организацией. Приказ подписывается руководителем организации (или иным уполномоченным на это лицом) и с этим документом знакомят сотрудника под роспись.

Отдельно скажем про срок хранения. Согласно Перечню типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденному Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558, приказы о направлении в командировку нужно хранить (п.

19):

  1. в течение 75 лет – если приказы изданы о длительных внутрироссийских или зарубежных командировках, а также о командировках работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда;
  2. в течение пяти лет – если приказы о краткосрочных внутрироссийских и зарубежных командировках.

Конечно, со сроками хранения могут возникнуть трудности, так как ни в Трудовом кодексе, ни в названном перечне типовых управленческих архивных документов не даны критерии отнесения командировок к краткосрочным или долгосрочным. Поэтому рекомендуем приказы о командировках длительнее трех дней хранить 75 лет. Общество с ограниченной ответственностью «Весна» (ООО «Весна») Приказ № 31 о направлении работника в командировку 14 апреля 2015 г.

г. Самара Направить в командировку Иванова Ивана Ивановича, ведущего специалиста отдела информационных технологий, в ООО «Лето», находящееся в г. Арзамас Нижегородской области, сроком на 3 (три) дня с 21 по 23 апреля 2015 г.

с целью оказания услуг по установке программного обеспечения, предназначенного для управления перемещениями подвижных узлов поставляемых станков.

Основания: договор поставки от 13.01.2015 № 24, заключенный между ООО «Весна» и ООО «Лето», служебная записка начальника отдела информационных технологий П. П. Петрова о необходимости проведения установки программного обеспечения от 13.04.2015.

Директор Сидоров С. С. Сидоров С приказом ознакомлен.

Иванов, 14.04.2015 4. Выдаем аванс. Согласно п. 10 Положения работнику при направлении его в командировку выдается денежный аванс на оплату расходов по проезду и найму жилого помещения и дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства (суточные). Отметим, что при командировках в местность, откуда работник исходя из условий транспортного сообщения и характера выполняемой в командировке работы имеет возможность ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства, суточные не выплачиваются.

Для выдачи наличных денег работнику под отчет на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица, индивидуального предпринимателя, расходный кассовый ордер формы 0310002[1] оформляется согласно письменному заявлению подотчетного лица, составленному в произвольной форме и содержащему запись о сумме наличных денег и о сроке, на который они выдаются, подпись руководителя и дату (п. 6.3 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210‑У

«О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства»

).

На основании приказа о направлении в командировку бухгалтер рассчитывает предварительную сумму расходов, связанных с поездкой, согласует ее с руководителем подразделения командированного работника и главным бухгалтером. Сумма, которую необходимо выдать работнику, определяется исходя из продолжительности командировки, указанной в приказе о направлении в нее, стоимости проезда, приблизительных расходов на оплату жилья, величины суточных, установленных в организации для командировок по России и за ее пределы. Если сотрудник направляется в командировку за пределы РФ, оплата и возмещение расходов в иностранной валюте (включая выплату аванса или погашение неизрасходованного аванса в иностранной валюте) осуществляются с учетом Федерального закона от 10.12.2003 № 173‑ФЗ «О валютном регулировании и валютном контроле» (п.

16 Положения).5. Фиксируем выбытие сотрудника.

На основании п. 8 Положения работодатель обязан вести учет работников, выбывающих в командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы. Делается это в соответствующих журналах.

Согласно Приказу Минздравсоцразвития РФ от 11.09.2009 № 739н работодатель или уполномоченное им лицо приказом (распоряжением) должен назначить сотрудника организации, ответственного за ведение журнала выбытия и журнала прибытия. Форма журнала учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации, приведена в приложении 2 к данному приказу. Отражаются сведения о фамилии, имени и отчестве командированного работника, наименовании организации, в которую он командируется, пункте назначения.

Отметим, что формой предусмотрена графа «Дата и номер командировочного удостоверения». Так вот: с момента внесения изменений в Положение, то есть с 08.01.2015, эта графа будет оставаться незаполненной. Обратите внимание! Работодатель (или уполномоченное им лицо) обязан обеспечить хранение журнала выбытия и журнала прибытия в течение пяти лет со дня их оформления.6.

Ставим отметки в табеле учета рабочего времени. Поскольку в силу ст. 91 ТК РФ работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым сотрудником, время нахождения в командировке необходимо зафиксировать в табеле учета рабочего времени.

Напомним, что учет рабочего времени осуществляется в табеле и работодатель вправе применять как унифицированную форму Т-13 из Постановления Госкомстата РФ от 05.01.2014 № 1

«Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»

, так и форму табеля, разработанную самостоятельно. На основании п. 8 Положения фактический срок пребывания в месте командирования определяется по проездным документам, представляемым работником по возвращении из служебной командировки. В случае его проезда к месту командирования и (или) обратно к месту работы на личном транспорте (легковом автомобиле, мотоцикле) фактический срок пребывания в месте командирования указывается в служебной записке, которая представляется работником по возвращении из служебной командировки работодателю одновременно с оправдательными документами, подтверждающими использование указанного транспорта для проезда к месту командирования и обратно (путевой лист, счета, квитанции, кассовые чеки и др.).

Дни отсутствия сотрудника на рабочем месте по причине командировки обозначаются кодом «К» (или «06» – «служебная командировка»), при этом количество отработанных часов не проставляется.7. Принимаем отчет. По возвращении из командировки работник обязан представить работодателю в течение трех рабочих дней авансовый отчет об израсходованных в связи со служебной поездкой суммах и произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом денежному авансу на командировочные расходы.

По расходам на проезд, жилье и иным тратам, произведенным с ведома работодателя, сотрудник должен отчитаться. А вот за суточные ему отчитываться не нужно – основанием их выплаты будет количество дней командировки, записанное в приказе о направлении в служебную поездку.

К авансовому отчету прилагаются документы о найме жилого помещения, фактических расходах по проезду (включая оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей) и об иных расходах, связанных с командировкой. Напомним, что организации применяют форму авансового отчета АО-1, утвержденную Постановлением Госкомстата РФ от 01.08.2001 № 55. К сведению Для организаций государственного сектора установлена другая форма авансового отчета, как и табеля учета рабочего времени.

В настоящее время на регистрации в Минюсте находится Приказ Минфина РФ от 30.03.2015 № 52н

«Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными (муниципальными) учреждениями, и Методических указаний по их применению»

.

С момента вступления в силу данного приказа названные учреждения должны будут использовать формы, утвержденные им.

При направлении сотрудников в служебные поездки работодатели совершают достаточно большой спектр ошибок, начиная от неправильного оформления и заканчивая неправильным возмещением расходов.

Некоторые работодатели:

  1. не издают приказ о направлении в командировку.
  2. не знакомят работника с правом отказаться от командировки, когда в силу ТК РФ обязаны были сделать это;
  3. не отражают командировку в табеле учета рабочего времени;
  4. направляют в служебные поездки работников, которых запрещено туда направлять;
  5. требуют от работника во время служебной поездки выполнения обязанностей, не предусмотренных трудовым договором;

Например, Воронежским областным судом рассматривалось дело по жалобе ЗАО «Бета Линк» на постановление государственного инспектора труда, которым директора ЗАО признали виновным в нарушении ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ и назначили ему административный штраф в размере 3 000 руб.

В числе выявленных в ходе проверочных мероприятий нарушений значилось и неправильное оформление служебных поездок, в частности, командировки не оформлялись приказом, как того требует трудовое законодательство. Опровергнуть факты, зафиксированные инспектором в протоколе, директор ЗАО не смогла. В связи с этим постановление инспектора ГИТ признано законным и обоснованным (Решение Воронежского областного суда от 03.02.2009 по делу № 77-9АП).

После внесения изменений в Положение оформление служебной поездки упростилось – отпала необходимость составлять служебное задание и командировочное удостоверение. Основным документом, подтверждающим нахождение работника в командировке, является приказ о направлении в служебную поездку.

Но не забывайте в определенных случаях об оформлении иных документов – согласия работника на командировку, уведомления об отказе от служебной поездки и пр., – а также храните документы в установленном порядке.[1] Фактически это форма КО-2, утв. Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88.Источник: Журнал Рубрика:

  1. , эксперт журнала «Отдел кадров коммерческой организации»

Подписывайтесь на «Утреннего бухгалтера». Все для бухгалтера.

  1. © 2001–2020, Клерк.Ру.

18+

Какие документы нужны для командировки в 2020 году

Процесс оформления деловой поездки в каждой компании имеет свои нюансы.

Но есть и общие моменты, которые характерны для большинства организаций. Согласно российскому законодательству, не все работники обязаны ездить по делам компании.

Нельзя направлять в служебные поездки беременных, даже если они не против (статья 259 ТК РФ). Командировать сотрудника с ограниченными физическими возможностями можно, если ему обеспечиваются соответствующие его потребностям условия труда (например, колясочнику нужны пандусы).

Кого нельзя отправить в командировку Категория сотрудников Исключения Ссылка на законодательство Беременные Исключений нет статья 259 ТК РФ Несовершеннолетние Можно, если речь идет о спортсменах и творческих работниках статья 268 ТК РФ Сотрудники, работающие по ученическому договору Можно, только если командировка связана с ученичеством статья 203 ТК РФ Сотрудники с ограниченными физическими возможностями Можно, если командировка не противоречит индивидуальной программе реабилитации статья 23 Федерального закона № 181‑ФЗ

«О социальной защите инвалидов в Российской Федерации»

от 24.11.1995 г. Также есть ограничения при направлении в командировку следующих категорий сотрудников.

  1. женщины, имеющие детей до 3 лет;
  2. родители, имеющие детей с ограниченными физическими возможностями;
  3. сотрудники, которые ухаживают за больными членами семьи (болезнь должна быть подтверждена медицинским заключением).
  4. отцы и матери (опекуны), единолично воспитывающие детей до 5 лет;

Направить этих сотрудников в служебную поездку можно только с письменного согласия. Об этом говорится в статьях 259 и 264 ТК РФ. Кроме того, сотрудника не могут послать в командировку, пока он находится в отпуске или на больничном.

Чтобы вызвать работника с отдыха, понадобится заручиться его согласием в письменной форме. В остальных случаях работник, отказавшийся от командировки, рискует получить дисциплинарное взыскание вплоть до увольнения. В некоторых организациях, чтобы согласовать рабочую поездку и сопутствующие траты, принято составлять служебную записку начальству — обычно это делает руководитель командированного.

В документе прописываются сроки и цель поездки, ФИО и должность командировочного. Пример служебной записки: Однако оформлять служебную записку по закону необязательно. Во многих компаниях процесс согласования командировок упрощен и автоматизирован — сотрудник создает заявку в корпоративной системе, после чего задача на оформление документов «падает» на ответственных сотрудников: в секретариат, отдел кадров, бухгалтерию.

Следующим шагом сотрудник должен написать заявление на перечисление авансовых средств, чтобы он мог купить билеты и забронировать гостиницу. Сумма рассчитывается исходя из примерной стоимости аренды жилья и транспортных расходов.

Кроме того, в авансовый платеж включаются суточные. Не забудьте свериться с положением о командировках — не стоит бронировать люкс в пятизвездочном отеле, если лимит на гостиницу составляет 2000 рублей в сутки.

Пример заявления на выплату аванса: После согласования поездки готовится приказ, который сотрудник должен подписать. Документ составляется в свободной форме, принятой в компании, или по унифицированной официальной форме Т-9 или Т-9а (если командированных несколько). Раньше также требовалось оформлять служебное задание и командировочное удостоверение, но Постановление Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595 сделало применение этих документов необязательным.

Хотя некоторые компании используют их и по сей день, это не запрещено. В приказе пишут:

  1. куда;
  2. зачем (цель поездки).
  3. кто финансирует поездку (работодатель).
  4. кого отправляют в командировку (ФИО сотрудника, должность, подразделение);
  5. в какие даты и на сколько календарных дней;

Также в документе могут быть строки для комментария. Например, если работодатель захочет прописать размер суточных.

В различных организациях это происходит по разным схемам. Где-то билеты и гостиницу бронируют сами командированные, а где-то — уполномоченные сотрудники компании (например, сотрудники отдела кадров).

Многим организациям удобнее заключить договор с определенным сервисом и покупать билеты с корпоративного счета. На Туту.ру можно оплатить билет личной банковской картой, а можно завести бизнес-аккаунт и оформлять билеты всем сотрудникам с корпоративного депозита.

Некоторые компании разрешают ехать не общественным транспортом, а на собственном или служебном автомобиле. В этом случае вместо билетов сотруднику оформляют путевой лист.

Каждая компания разрабатывает форму путевого листа самостоятельно. Суточные перечисляют заранее, за несколько дней до командировки. Эти деньги предназначены для оплаты дополнительных расходов, связанных с командировкой (например, питания).

Отчитываться за то, на что ушли суточные, закон не требует. Размер суточных организация определяет самостоятельно. Его указывают в положении о командировках или коллективном договоре.

Сумма выплаты в командировках по России и за границей различается. Согласно п. 3 ст. 217 Налогового кодекса РФ, НДФЛ и страховые взносы удерживаются с суточных в том случае, если их размер составляет 700 рублей в день при командировках по России и 2500 рублей — в поездках за рубежом. Большинство работодателей используют эти суммы как максимальный размер суточных.

Но есть и те, кто выплачивает больше денег, все зависит от политики компании. Если командировка проходит недалеко от места жительства работника и он каждый день возвращается домой, то суточные не выплачиваются. После того как приказ о командировке подписан, билеты куплены, жилье забронировано, суточные перечислены, можно отправляться в командировку.

Служебная поездка, как правило, начинается с дороги в день командировки, но в каждой компании этот вопрос решают на свое усмотрение. В некоторых организациях в день командировки на работе можно не появляться, хоть и самолет в 9 вечера. В иных явиться в офис необходимо, пусть даже на пару часов.

Главная задача командированного — сохранять все посадочные талоны, чеки и документы, подтверждающие расходы во время командировки: на жилье, транспорт и другие служебные цели. После поездки командированного остается только отчитаться о потраченных средствах.

Последние новости по теме статьи

Важно знать!
  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов.
  • Знание базовых основ желательно, но не гарантирует решение именно вашей проблемы.

Поэтому, для вас работают бесплатные эксперты-консультанты!

Расскажите о вашей проблеме, и мы поможем ее решить! Задайте вопрос прямо сейчас!

  • Анонимно
  • Профессионально

7 thoughts on “Как оформить направление в командировку из места отпуска

  1. Зарплата не должна быть ниже установленного субъектом уровня. Всё.

    А если это ФГУП-то им и на субъектовый уровень плевать. Будет минимум федеральный.

    Остальное-на усмотрение работодателя.

  2. От 11500 р. до …Всё зависит от того где вы работает и что продаете. Чаще всего они работают -оклад + % от выручки.

  3. Заработная плата должна соответствовать той трудовой функции, которая у Вас прописана в трудовом договоре с Вами . И так же соответствовать Положению об оплате труда организации. Величина её должная быть не менее 11565 рублей, как установлено Федеральным законом.

Comments are closed.

Задайте вопрос нашему юристу!

Расскажите о вашей проблеме и мы поможем ее решить!

+