Бесплатная горячая линия

8 800 700-88-16
Главная - Другое - Акт оприходования гсм образец

Акт оприходования гсм образец

Акт оприходования гсм образец

Образец акта списания ГСМ – подробный обзор документа и правил его составления

> > > Все расходы компании, что связаны с горюче-смазочными материалами, фиксируются в документах. Рассмотрим далее образец акта списания ГСМ, правила составления и аспекты, необходимые в бухгалтерском учете.Содержание:ГСМ — аббревиатура к горюче-смазочным материалам. В них входит: бензин, керосин, дизель, масла для моторов, и т.д. Они представляют собой всю продукцию, что произведена из нефти.

Важно учитывать, что такая продукция используется преимущественно в промышленном секторе, а значит, закупается исключительно специализированными компаниями.

в зависимости от типа учета: бухгалтерский или налоговый (см. таблицу 1).

Вид учетаОписаниеБухгалтерскийПри нем используется счет 10 и в ряде случаев особый субсчет 10-3. Дебет полностью отвечает за приход, а кредит за списание.

В соответствии с этими алгоритмами производится расчет ГСМ, которые были использованы, и полученное значение умножается на стоимость единицы.НалоговыйВ случае с налоговым учетом все иначе. Первое что нужно определить: классификация ГСМ как расходов — материальные или прочие.

Под первый класс они попадают в том случае, если применяются для технологических нужд; ко второму же относятся в случае, когда производится использование для служебного транспорта.Теперь что касается необходимости нормирования расходов при налоговом учете. Законодательство напрямую не отвечает на данный вопрос, вследствие чего сложилась общепринятая практика: если нормы ГСМ установлены лично организацией, и они же ею превышены, то налоговая в качестве расходов таковые не признает. Это дает возможность для доначисления налога на прибыль.

Судебная практика демонстрирует, что суд в таких вопросах поддерживает инспекцию.Видео об учете ГСМ в программе:Стандартного вида, в котором нужно заполнять акт, не существует. Как следствие, это открывает для компаний два варианта: либо каждый раз использовать произвольную форму, что крайне неудобно, либо составить собственный шаблон, что будет утвержден в рамках внутреннего Устава.Так или иначе, вне зависимости от формы, в акте всегда должно быть указано:

  1. полное название организации

  2. сведения о водителе
  3. календарная дата составления
  4. информация об автомобиле: номер и марка
  5. используемые товары: наименование, количество и стоимость

В качестве одного из правил делового обычая все данные о горюче-смазочных материалах рекомендуется указывать в форме таблицы.Формированием документа занимаются назначенные руководителем люди.

В роли таковых зачастую выступают главные бухгалтера или ответственные за расход люди в отделе логистики.Основная цель документа — подсчет расходов, что совершила компания.

Это необходимо для бухгалтерского и налогового учета. Именно благодаря им затраты на ГСМ можно исключить из прибыли, параллельно сократив базу налогообложения.

Важным элементом при составлении этого документа является наличие путевого листа, который выдается водителям. Так, он позволяет осуществлять ежедневный мониторинг того, сколько материала было потрачено за сутки.К правилам оформления требования такие же, как и к содержанию — их нет.

Можно составлять на любом носителе, будь то бланк организации и лист формата А4.

Рукописный или печатный характер документа также не играет роли. Проставление на документах печати отменено с 2016 года — теперь юридические лица не обременены этой необходимостью.Единственное правило, которое должно быть соблюдено в обязательном порядке — оригинальные подписи руководства или ответственных за списание лиц.Видео с правилами списания:Списание в соответствии с законом и установленными нормами делового обычая возможно только тогда, когда акт утверждает комиссия.

Она формируется внутри компании и включает в себя минимум два человека — утверждается комиссия. Ее назначение в обязательном порядке должно быть ознаменовано выпуском отдельного приказа.По составу участников: в нее входят сотрудники из нескольких подразделений, и над каждым отделом назначается отдельное руководство.

Основные задачи комиссии:

  1. сбор путевых листов
  2. сверка представленных сведений с фактическими
  3. выезды с водителями для проверки расходов

Стоит также отметить и тот факт, что комиссия может быть создана и действительно нужна исключительно в рамках больших предприятий.

В небольших организациях в ней не будет смысла.Ознакомиться с примером документа можно ниже.Во избежание ошибок, которые могут быть допущены при составлении, стоит учесть ряд правил:

  1. учитывать в подсчете внешние факторы, которые могли или могут повлиять на объемы
  2. всегда сверять фактические данные и установленные нормы
  3. всегда использовать заготовленный шаблон: для этого компания должна ввести его в оборот посредством внутреннего указа

Так или иначе, важное правило, которое всегда поможет избежать ошибок, — квалифицированный персонал.Рассмотрим пример составления справки:Теперь, когда все нюансы с учетом ГСМ рассмотрены, уделить время оптимизации расходов не составит труда. Помимо этого, всегда нужно помнить об изменяющемся законодательстве, которое устанавливает порядок формирования отчетов, и подстраивать документы под него.

Читайте также:

Акт контрольного замера расхода топлива

12626 составляется в случае необходимости точного отражения количества ГСМ, которое тратится конкретной машиной в реальных условиях. ФАЙЛЫ Если на балансе организации числится легковой или грузовой автомобиль, использующий какой-либо вид топлива, то для оптимизации деятельности компании руководитель и другие ответственные лица должны быть в курсе, сколько тратится ГСМ на километр пробега. В противном случае создаются благоприятные условия для мошеннических действий нанятых водителей.

Этот акт – отправная точка или проверка на честность работника. В любом случае такой замер – гарантия честной работы, со знанием реальных цифр о затратах.

Также знание этих цифр позволяет более рационально расходовать ресурсы организации, не допускать перерасхода.

Если компании начисляется налог на прибыль, то расчет расхода топлива будет важной вехой в обосновании компенсации с этого налога. В логистических организациях рекомендуется проводить замер всех вновь поступивших в ее ведение автомобилей, особенно если транспортное средство уже имеет пробег. Для того чтобы организовать замер и оформить документ должным образом, нужно сформировать комиссию.
Для того чтобы организовать замер и оформить документ должным образом, нужно сформировать комиссию.

В нее должны входить не менее трех не заинтересованных в исходе дела лиц. Это может быть экономист, директор, бухгалтер, водитель, секретарь и пр.

Помимо этого, желательно подтверждение их квалификации. Инженерное, экономическое образование – важный фактор, который придает дополнительную юридическую значимость документу.

Все члены комиссии в конце замеров ставят свои подписи в акте. В правом верхнем углу обычно размещается резолюция руководителя учреждения. Утверждение происходит после проведения основных работ по замеру топлива. Далее он заносится в реестр. Ниже, посередине строки, располагается наименование документа, вид топлива и марка машины, на которой проводятся испытания.
Далее он заносится в реестр. Ниже, посередине строки, располагается наименование документа, вид топлива и марка машины, на которой проводятся испытания.

Потом следует заполнить информацию о составе комиссии. В нее в обязательном порядке должен входить водитель, а также минимум два незаинтересованных лица. Допускается пригласить сотрудников организации, руководителя (так чаще всего и поступают).

Важно! Данные должны быть точными и информативными. На каждого члена комиссии прописываются полное ФИО и занимаемая должность. Потом идет описание процесса составления.

Заполняется дата составления акта, марка и номер машины, продолжительность и расстояние, маршрут, по которому предстоит двигаться. Внимание! Стоит учитывать, что расход может быть разный в пределах городской черты и за городом. Обычно второй показатель ниже, так как при загородной езде не светофоров, пробок, лучше качество дорог и пр.

Таким образом, имеет смысл составить два отдельных акта контрольного замера расхода топлива: для движения по городу и вне его. Так будущие расчеты расхода ГСМ будет делать проще, с учетом локализации передвижения.

Также обязательно прописывается в документе:

  1. была ли осуществлена дозаправка или сливание топлива (если нет – указать этот момент в документе);
  2. сколько км составил пробег в течение всего замера;
  3. указывается расход, высчитываемый путем деления количества горючего на километры, – рассчитывается также общий расход на 100 км.
  4. итоговые затраты ГСМ в литрах или другой единице измерения;
  5. сколько осталось в баке бензина (или другого ГСМ) на окончание процесса замера;
  6. детализация начальных и конечных показателей спидометра (в километрах);
  7. сколько было топлива внутри транспортного средства на начало процесса, какого типа и марки оно было;

Важный нюанс!

Все числовые данные в бумаге прописываются как цифрами, так и прописью. В конце документа должны стоять подписи всех членов комиссии. Если член комиссии не согласен с какой-либо информацией, содержащейся в акте, то он выражает его после постановки подписи, припиской в конце.

Когда акт полностью оформлен, он утверждается отдельным приказом руководителя компании. Для каждого автомобильного и любого иного вида транспорта существуют общепринятые нормы расхода топлива. Все они приведены в Распоряжении Минтранса АМ-23-р от 14 марта 2008 года.

Также существуют методические рекомендации в этом отношении. Расчет расхода топлива в теории рекомендуют высчитывать по формуле.

В состав последней входит:

  1. базовые нормы расхода ГСМ для конкретной модели и марки, они берутся из текста бумаги и неизменяемы;
  2. поправочный коэффициент – этот параметр подбирается индивидуально, он учитывает состояние дорог, условия эксплуатации типа времени года и высотой поверхности над уровнем моря и некоторые другие поддающееся измерению характеристики пр.
  3. значение пробега автомобиля, регистрируемое на начала проведения замера;

Важно! Методические рекомендации – это не панацея.

Невозможно учесть абсолютно все, что происходит с транспортным средством, и все условия, влияющие на качество и количество топлива (чаще всего-бензина).

Каждая организация вправе установить собственные нормы расхода, исходя из конкретной ситуации, при которой топливо расходуется. Но нельзя делать это безосновательно. Именно для формирования отчетности и закрепления существующих нормативов и существует описываемый акт.

Если компании придется иметь дело с судебной инстанцией, то документ будет служить доказательством утверждения собственных, индивидуальных нормативов расходования. Цифры, приводимые в акте, могут быть различны.

Причины этого в:

  1. в различных условиях эксплуатации.
  2. в состоянии дороги;
  3. разном техническом состоянии авто, их пробеге и соотношении внутренних частей, их изнашиваемости;

Но каковы бы ни были результаты, акт контрольного замера расхода топлива останется эффективным средством получения и документальной фиксации достоверных данных.

Акт оприходования гсм образец

II распоряжения № АМ-23-р есть формула для расчета расхода бензина: Qн= 0,01 × Hs × S × (1 + 0,01 × D), где: Qн — нормативный расход топлива, л; Hs — базовая норма расхода топлива (л/100 км); S — пробег автомобиля, км; D — поправочный коэффициент (его значения приведены в приложении 2 к распоряжению № АМ-23-р).

По таблице в подп. 7.1 по марке автомобиля находим Hs. Он равен 8 л. По приложению 2 коэффициент D = 10% (для Московской области). Считаем расход бензина: 0,01 × 8 × 50 × (1 + 0,01 × 10) = 4,4 л Сумма к списанию: 4,4 л × 40 руб.

Горюче-смазочные материалы (ГСМ) – это особый вид производственных запасов, к которому относятся топливо (бензин, дизельное топливо, сжиженный нефтяной газ, сжатый природный газ), смазочные материалы (моторные, трансмиссионные и специальные масла, пластичные смазки), специальные жидкости (тормозные и охлаждающие) (п. 3 Методических рекомендаций, утв. Минсельхозом 16.05.2005). Вопросы бухгалтерского учета ГСМ актуальны для всех организаций, которые арендуют или используют собственные транспортные средства.

Одной из основных задач учета ГСМ является правильное и своевременное документальное оформление операций и обеспечение достоверных данных по отпуску горюче-смазочных материалов.

Документ, которым обычно оформляется списание ГСМ, — это соответствующий акт.

  1. В соответствии с разработанными нормативами на предприятии плюс сопоставление их с законодательно установленными нормами с учетов всех особенностей – марки машины, ее износа, количества пробега.

Также для списания ГСМ за основу берется следующая документация:

  1. Путевой лист (например, путевой лист легкового автомобиля по форме 3);
  2. Ведомость учета;
  3. Чек или накладная на покупку горючего.

Порядок проведения списания горючего Чтобы выполнить списание излишнего топлива необходимо:

  1. Проводиться сверка с путевым листом – который является основанием для вычисления;
  2. Составить комиссию – основанием для этого может быть проведение осмотра транспортного средства;
  3. Формируется акт списания – в соответствующем формате.

Внимание Путем несложных вычислений выясняется количество использованного горючего. Если же обратиться к приказу Минтранса № 152, то среди обязательных реквизитов ПЛ в нем не встретится требование отражать движение горючего.

При этом в документе должны быть приведены показания спидометра на начало и конец пути, что позволит определить количество пройденных транспортным средством километров. Когда ПЛ разработан организацией самостоятельно и в нем нет информации об использовании ГСМ, а содержатся только данные о количестве километров, нормативный объем использованных ГСМ можно рассчитать, используя распоряжение Минтранса России от 14.03.2008 № АМ-23-р.

В нем есть нормы расхода топлива для разных марок транспортных средств и формулы для расчета расхода. Таким образом, на основании ПЛ производится расчет либо фактического, либо нормативного списания ГСМ. В этом постановлении есть формы ПЛ в зависимости от вида автомобиля (например, форма 3 — для легкового автомобиля, форма 4-П — для грузового).

Обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов представлены здесь.

О заполнении путевых листов с учетом последних нововведений вы можете узнать в Готовом решении от КонсультантПлюс. Задать вопрос и получить оперативный ответ по заполнению путевого листа вы можете в наших обсуждениях в группе «ВК».

Путевые листы должны регистрироваться в журнале регистрации путевых листов. Учет путевых листов и ГСМ взаимосвязан.

Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ:

  1. наименование организации, составившей документ;
  2. дата составления документа;
  3. наименование документа;
  4. величина натурального и денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
  5. содержание факта хозяйственной жизни;

— наименование должностей лиц, совершивших операцию и ответственных за ее оформление;

  1. подписи данных лиц с указанием их фамилий и инициалов.

Обычно такой акт утверждается специально созданной комиссией.

Со ссылкой на путевой лист или иной документ, обосновывающий расход ГСМ, в акте указывается по каждому виду расход горюче-смазочных материалов за отчетный период (обычно за месяц).

Один из них должен быть материально ответственным лицом. Остальные члены комиссии должны быть работниками различных подразделений.

Важно выделить, кто из участников будет председателем комиссии, а кто ее членами, и выпустить приказ о ее назначении.

Задачей комиссии является сверка фактических затрат горючего с установленными в компании нормами. Следует отметить, что для каждого вида транспорта должны быть установлены отдельные нормы, которые также должны быть отдельно утверждены.

В обязанности членов комиссии входит определение актуальности применяемых стандартов и соответствие их фактическим параметрам. Для этого они организуют совместные с водителями выезды, в ходе которых фиксируют контрольные данные прошедшего километража и сопоставления их с количеством топлива, которым был заправлен транспорт перед проведенной операцией.

Полученные результаты учитываются в бухгалтерском учете. В некоторых ситуациях ГСМ путевой лист невозможно использовать для определения параметра расхода. При его использовании для обеспечения функционирования специальной техники, акт на списание оформляется по фактическим данным.

Акт на списание ГСМ, образец которого должен быть разработан на каждом предприятии, относится к первичной документации, сведения из которой учитываются в бухгалтерском и налоговом учете. При помощи документа можно рассчитать понесенные субъектом предпринимательства расходы, которые учитываются при расчете налогооблагаемой базы, что позволяет снизить налоговые обязательства. Если расходные материалы были использованы для обслуживания техники, то к акту необходимо приложить путевой лист, в котором отражены основные параметры эксплуатации.

Следует отметить, что помимо акта на списания для проведения этой процедуры необходимо иметь еще один документ: путевой лист водителя, который подробнейшим образом отражает сведения о затраченных горюче-смазочных материалах, пройденном километраже, времени, проведенном в дороге и прочие данные. Путевые листы должны выдаваться в начале рабочего дня, после которого водители обязаны передавать их в бухгалтерию (с авансовым отчетом, в котором регистрируются траты наличных средств, выданных на ГСМ, а также чеками и квитанциями).

Для того, чтобы законно провести списание горюче-смазочных материалов, а также правильно оформить акт, в организации должна быть создана специальная комиссия в составе не менее двух человек. Для ее назначения руководитель предприятия выпускает отдельный приказ.

Если же водитель приобретает бензин по топливной карте, то учет ГСМ по топливным картам ведется на основании отчета компании — эмитента карты.

Списание ГСМ может производиться следующими методами (раздел III):

  1. по средней себестоимости;
  2. по себестоимости 1-х по времени приобретения запасов (ФИФО).

В ПБУ 5/01 есть еще один способ списания — по себестоимости каждой единицы.

Но на практике для списания ГСМ он неприменим.

Самый распространенный способ списания ГСМ — по средней себестоимости, когда стоимость остатка материала складывается со стоимостью его поступления и делится на суммарное количество остатка и поступления в натуральном выражении. Для учета ГСМ на предприятии используется счет 10, отдельный субсчет (в плане счетов — 10-3).

Важно НК РФ). ВАЖНО! Если основная деятельность организации связана с перевозкой грузов или людей, то ГСМ — материальные затраты.

Если транспортные средства используются в качестве служебных, то ГСМ — прочие расходы.

Второй вопрос: нормировать или нет расходы на списание ГСМ в рамках налогового учета?

Ответ на него можно найти, связав реквизиты путевого листа и законодательные нормы:

  • В ПЛ рассчитывается фактическое использование ГСМ. НК РФ не содержит прямых указаний на то, что расходы на ГСМ должны приниматься в налоговом учете только по фактическим нормам.
  • ПЛ содержит информацию только о фактическом пробеге. Однако ГСМ могут рассчитываться по распоряжению № АМ-23-р, в п. 3 которого есть указание, что установленные им нормы предназначены в том числе и для расчетов по налогообложению.

Неточности в документе могут стать причиной применения к ответственному лицу и руководителю организации штрафных санкций. В верхней части акта необходимо оставить место для его утверждения руководителем.

При оформлении документа в печатном виде рекомендуется внести в его шапку фразу «утверждаю», а на следующей строке оставить место для подписи руководителя, а также указать его должность и расшифровать инициалы. Обязательно надо указать дату, которой был утвержден акт. Отступив несколько строчек после оформленной шапки документа, в центральной части листа указывается название «Акт» и расшифровывается цель его составления «списание расходных материалов».

Отступив несколько строчек после оформленной шапки документа, в центральной части листа указывается название «Акт» и расшифровывается цель его составления «списание расходных материалов».

Вариант 1. Учет ГСМ при списании по факту В ПЛ сделаны отметки: горючее в баке на начало рейса — 10 л, выдано — 30 л, осталось после рейса — 20 л.

Рассчитываем фактическое использование: 10 + 30 – 20 = 20 л. Сумма к списанию: 20 л × 40 руб.

= 800 руб. Дт Кт Сумма, руб. Операция (документ) 26 10 800 Списание бензина (бухгалтерская справка-расчет) Вариант 2.

Учет ГСМ при списании по нормам В ПЛ сделаны отметки о пробеге: на начало рейса — 2 500 км, в конце — 2 550 км. Значит, было пройдено 50 км. В п.

  1. Снижение возможности возникновения ошибочных данных в бухгалтерской отчетности;
  2. Обоснование затрат на приобретение основных средств, активов и прочего.

Важно: эта бумага имеет отношение к документации строгой отчетности, так как является основанием для проверки различных списаний ГСМ.

Такого рода документация находится под неусыпным контролем ФНС, так как она нередко применяется для различного рода махинаций, так что указание в ней любых ошибочных данных вызывает подозрение и дополнительные проверки. Прямое назначение акта – это контроль расхода топлива внутри предприятия.

Как осуществляется учет ГСМ и их списание на предприятии – смотрите в этом видео: Идеальный вариант формирования такого документа – ежемесячно.

В организациях, которые по роду деятельности не являются автотранспортными, ПЛ могут составляться с такой регулярностью, которая позволяет подтвердить обоснованность расхода.

Так, организация может оформлять ПЛ 1 раз в несколько дней или даже месяц. Главное — подтвердить расходы. Такие выводы содержатся, например, в письме Минфина России от 07.04.2006 № 03-03-04/1/327, постановлении ФАС Волго-Вятского округа от 27.04.2009 № А38-4082/2008-17-282-17-282.

О путевых листах для ИП читайте в статье

«Какие особенности у путевого листа для ИП (бланк)?»

.

Если мы проанализируем формы ПЛ, содержащиеся в постановлении № 78, то увидим, что в них есть специальные графы, предназначенные для отражения оборота ГСМ. Здесь указывается, сколько горючего в баке, сколько выдано и сколько осталось. Ведь в противном случае сложно будет подтвердить величину расходов на ГСМ и обосновать их размер, а применять критерии обоснованности и документального подтверждения расходов организации должны всегда (п.

1 ст. 252 НК РФ). Как произвести расчет норматива расхода топлива, мы рассказывали в нашей консультации и приводили образец соответствующего акта.

Аналогично, расходы на ГСМ организация может учесть в случае аренды автомобиля (как с экипажем, так и без экипажа), ведь расходы на приобретение топлива и иных ГСМ в общем случае лежат на арендаторе (ст.ст. 636, 646 ГК РФ). А вот если работодатель выплачивает работнику компенсацию за использование для служебных поездок его личного легкового автомобиля, то предполагается, что такая компенсация включает в себя и затраты на ГСМ. ГСМ, рекомендуемая Минтрансом.

О том, как корректировался путевой лист, мы писали у нас на сайте:

  1. Путевые листы: с 1 марта 2020 порядок выписки меняется.
  2. «С 15.12.2017 дня путевой лист оформляем по новой форме»;
  3. «Расширен перечень обязательных реквизитов путевого листа»;

Для организаций, которые используют автомобиль для производственных или управленческих нужд, возможна разработка ПЛ с учетом требований закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ. С примером приказа об утверждении ПЛ можно ознакомиться здесь. На практике организации часто используют ПЛ, которые были утверждены еще постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78.

Акт списания ГСМ

Каждая организация, имеющая на балансе какое-либо автотранспортное средство, несёт расходы по его обслуживанию, в том числе пополнению резервов горюче-смазочных материалов. Эти расходы отражаются в бухгалтерском и налоговом учёте.

Поэтому очень важно знать, как их правильно оформлять, корректно используя образец и бланк акта списания ГСМ.

Учредительная документация любого юридического лица, использующего транспорт, должна включать нормы по расходам горюче-смазочных материалов. Согласно этим показателям производится списание ГСМ и определение будущих расходов.

Причём установленные нормы могут как соответствовать рекомендациям Минтранса, так и отличаться от них в незначительной степени. Также, стоит заметить, что акт на списание ГСМ обычно составляется один на весь объём материалов, но учёт расхода ведётся конкретно по каждому водителю. Так, перед началом рабочего дня сотруднику выдаётся подотчётный документ либо наличные денежные средства под расписку.

В конце смены бухгалтер, либо занимающийся первичной учётной документацией специалист, принимает отчёт о расходе и фиксирует его для отражения в бухгалтерском учёте. Оформлять ли по каждому конкретному сотруднику акт на списание либо прикладывать к общему документу справку-расчёт выбор каждого бухгалтера, никак не ограничиваемый законодательством. Существует также несколько вариантов учёта расходов по ГСМ.

Если организация достаточно небольшая и документации немного, лицом, составляющим бланк акта списания, является либо главный бухгалтер, либо его подчинённый.

В случае же с крупным предприятием создаётся специальная комиссия, которая, во-первых, сверяет расходы с установленными в компании нормами.

Во-вторых, проводит тестовые «заезды» с водителями для проверки размеров ежедневного расхода топлива, масла и т.д.

И, в третьих, собирает вместе все путевые листы и акты списания ГСМ для составления отчёта за период (обычно месяц).

Законодательство Российской Федерации предусматривает свободную форму заполнения для многих учётных документов, в том числе и для актов списания горюче-смазочных материалов. Поэтому каждая организация вправе разработать и поместить в учредительную документацию свой собственный бланк документа, который будет использоваться на ежедневной основе. Можно также использовать за образец и бланк какой-либо сторонней компании, а также наиболее распространённую в РФ форму: Вне зависимости от принятого решения, используемый на организации акт списания ГСМ должен включать следующие пункты:

  1. Размер списания (общий расход по маслам, бензину и т.д.);
  2. Период списания горюче-смазочных материалов;
  3. Дата составления документа;
  4. Информация о составителе/членах комиссии: Ф.И.О, должность, подпись;
  5. Информация о сотруднике-водителе или всех водителях, для которых составляется акт;
  6. Данные по автомобилю/ям: государственный номер, марка, модель;

Образец заполненного акта облегчит составление.

Также внизу статьи вы можете скачать незаполненный бланк и применить его на своей организации.

При списании горюче-смазочных материалов для обычного автотранспорта существует мало подводных камней.

Но, что делать, если было приобретено какое-то нестандартное оборудование, норм расхода на которое нет даже в списках Минтранса? В таком случае стоит обратиться к документации производителя и техническим характеристикам, где указаны средние «потребности» устройства. Рассмотрим несколько подобных случаев: Данная ситуация характеризуется повышенным расходом материалов как в случае нового, так и отреставрированного/отремонтированного двигателя.

И самая большая проблема состоит не в расчёте, а доказательстве правомерности списания таких объёмов топлива и масла… Решение этого вопроса довольно простое: необходимо составить отдельный документ норм расходов на конкретно данный двигатель с указанием его номера и отсылкой на документ, подтверждающий покупку/ремонт аппарата.

Затем на основании этого документа составляется , в котором и списывается повышенное (до 10%) количество ГСМ.

Основная сложность в определении пройденного пути. Так как невозможно определить его по начальным и конечным показаниям спидометра, предлагается применить несколько дополнительных мер:

  • Делать замеры уровня топлива перед выездом и после возвращения транспорта;
  • Разработать на основании этих показателей норму расхода топлива на день;
  • Подсчитывать и указывать в путевом листе количество пройденных километров;

Затем, в заполняем всё точно так же, как и для обычного авто, только вместо километража указываем дни. Как и в предыдущем случае, стоит составить отдельный документ

«Расчёт показателей устройства Газонокосилка марки…»

, в котором будут указаны основные характеристики (объём двигателя, топливного бака, модель устройства, длительность работы на одной заправке и т.д.).

Также стоит составить документ, подтверждающий факт работы (покоса газона) с указанием должности и Ф.И.О исполнителя, времени работы, выполненных объёмов и т.

д. Затем, с отсылкой на эти документы составляется образец и финальный вариант акта. Причём используется , только вместо километража необходимо указывать количество отработанных мото-часов. Иимпровизированные системы обогрева и отопления, другие редко используемые устройства также рассчитывается из тестовых показателей и технической документации, после чего отражается как результат проведения замеров/исследования специальной комиссией.

Кроме того, рекомендуется отправить образец расчёта и акт в юридическую или бухгалтерскую фирму для проверки и подтверждения того, что вышеперечисленные устройства не станут работать «бесплатно» из-за отмены актов расхода. Еще больше полезной информации по теме вы найдёте в видео ниже.

Практические советы по учету и списанию ГСМ

15 марта 2020 15 марта 2020 Ведущий эксперт, главбух с 10-летним стажем Бухгалтеры, которые отвечают за учет горюче-смазочных материалов (ГСМ), сталкиваются со множеством проблем.

Участники нашего форума регулярно обсуждают, как рассчитать нормативы, для чего их применять, как отразить бензин, который находился в баке купленного автомобиля. Ответы на эти и другие вопросы — в нашей статье.

Организации, использующие собственные или арендованные автомобили, ведут учет поступления и расхода ГСМ. Существуют нормы, которых следует придерживаться при списании топлива.

Как показывает практика, бухгалтеры не всегда четко представляют себе, как правильно применить эти нормы. В частности, путаются, как надо списывать бензин: по количеству фактически израсходованных литров или по нормативу. Ответ на этот вопрос мы начнем с замечания: следует обращать внимание, что назначения нормативов в бухгалтерском и налоговом учете не совпадают.
Ответ на этот вопрос мы начнем с замечания: следует обращать внимание, что назначения нормативов в бухгалтерском и налоговом учете не совпадают. В бухгалтерском учете ГСМ нужно списывать по факту.

Но сложность в том, что в автомобиле нет устройства, которое фиксировало бы количество бензина в баке.

Соответственно, очень сложно «на глаз» определить, сколько топлива ушло на ту или иную поездку.

Поэтому чаще всего фактический расход топлива рассчитывают как количество километров по спидометру, умноженное на некий норматив.

Применение норматива в налоговом учете — вопрос неоднозначный.

Еще несколько лет назад чиновники утверждали, что при списании ГСМ в расходы организации должны придерживаться лимитов, утвержденных Методическими рекомендациями, введенными в действие распоряжением Минтранса России Об этом неоднократно напоминали специалисты Минфина России (см., например, письмо Минфина России и ).

Также представители этого ведомства настаивали: если организация использует машину, для которой норматив не утвержден, необходимо разработать свой лимит и использовать его для списания ГСМ в затраты (письмо ).

Однако в Налоговом кодексе подобное правло отсутствует.

Поэтому многие компании не придерживались никаких норм, и уменьшали налогооблагаемую базу на полную стоимость израсходованного бензина.

Такой подход поддерживали судьи (определение ВАС РФ , постановление ФАС Западно-Сибирского округа ).

Позже чиновники согласились, что применять установленные нормы хоть и желательно, но не обязательно (см., например, письмо Минфина России; «»). Таким образом, на сегодняшний день компании могут беспрепятственно учитывать топливо не по нормативам, а исходя из фактического расхода. Единственное, чего делать не следует, так это игнорировать лимиты, разработанные самой же организацией.

Судьи считают, что раз компания утвердила норматив, она обязана им руководствоваться, в противном случае ее ждет штраф (постановление АС Северо-Кавказского округа ). Добавим, что налогоплательщикам, которые все же решили применять норматив (утвержденный Минтрансом или самостоятельно разработанный) для целей налогового учета, допустимо применять этот же норматив и в бухгалтерском учете.

Другими словами, использовать одно и то же значение лимита при подсчетах израсходованного бензина и при уменьшении налогооблагаемой базы. Если для машины нет утвержденного Минтрансом лимита, либо организация решила использовать другое значение, она вправе рассчитать собственный лимит.

Как правило, в такой ситуации компании действуют одним из двух способов. Первый способ — позаимствовать информацию о расходовании топлива из технической документации на автомобиль.

Такой подход соответствует позиции Минтранса России (см. «»). Второй способ — создать комиссию и произвести замеры.

Для этого в пустой бак машины нужно залить определенное количество бензина, например, 100 литров. Затем авто должно ездить до тех пор, пока бак не станет абсолютно пустым.

Исходя из показаний спидометра, надо определить, сколько километров понадобилось для полного опустошения бака.

Наконец, количество литров нужно разделить на количество километров. В итоге получится цифра, показывающая, сколько бензина расходует машина при проезде одного километра.

Этот показатель следует зафиксировать в акте и поставить подписи всех участников комиссии. Поскольку расход топлива зависит от условий поездки, лучше произвести контрольные замеры «на все случаи жизни»: отдельно — для груженого и порожнего авто, отдельно — для летних и зимних поездок, отдельно — для простоя со включенным двигателем и т д.

Все полученные результаты следует отразить в акте, составленном и подписанном комиссией. Есть и более простой вариант: утвердить один базовый норматив (например, для летнего периода) и повышающие коэффициенты: для зимних поездок, для поездок по перегруженным трассам и пр.

Так как списание по нормативу подразумевает погрешности, организация должна периодически сверять данные, отраженные в бухучете, и фактические остатки.

Проводить такую сверку можно раз в неделю, в месяц или в квартал.

Некоторые компании делают ее ежедневно. Для определения фактического остатка используют разные методы.

Самый простой — это вылить из бака бензин в мерную емкость и узнать объем.

Однако организации редко прибегают к такому способу. Более распространен другой метод.

Суть его в заключается в следующем. Сначала надо полностью наполнить бак.

Затем нужно посмотреть в технической документации, чему равен объем бака. А также посмотреть по чеку автозаправочной станции, сколько топлива было залито в бак.

Если от объема бака отнять объем залитого бензина, получим остаток, который находился в баке до начала заправки.

Эту цифру необходимо сверить с той, что значилась по данным бухучета на то же число. Существуют и другие способы — например, при помощи специального щупа с нанесенной шкалой.

Однако ни один из методов, кроме опустошения бака, не исключает погрешностей.

Сейчас все большей популярностью пользуются так называемые спутниковые системы слежения (другое название — системы спутниковой навигации). Они позволяют точно установить, когда и сколько километров проехала машина и сколько бензина потратила.

В связи с этим компания, которая приобрела такую систему, может списать фактически израсходованные ГСМ без использования нормативов.

Необходимость в инвентаризации тоже пропадает.

Чтобы отразить в учете переход на использование спутниковой системы для учета ГСМ, нужно издать приказ, который отменяет ранее используемые нормативы расхода топлива. В этом же документе закрепить новый способ учета топлива — на основании данных системы.

Важно, чтобы дата приказа совпадала с датой, когда система введена в эксплуатацию. Далее понадобится распечатка из системы, где показан расход бензина по каждому рейсу. Бухгалтер подколет эти распечатки к путевым листам, и на основании этих документов спишет ГСМ.

Кстати, против такого метода не возражает и Минфин России (). Как правило, при покупке авто новый владелец получает не только саму машину, но и некоторое количество бензина в баке.

Если это прописано в договоре купли-продажи, бухгалтер сможет без проблем оприходовать ГСМ. Но чаще топливо в договоре не упоминается. Как поступить в этом случае? На практике применяют различные подходы.

Если бензина не очень много, то его попросту не учитывают, а отсчет поступления и списания ГСМ начинают с первой заправки. Если бак практически полон, топливо учитывают. Сначала определяют объем, используя те же методы, что и при инвентаризации.

Затем оформляют либо безвозмездное получение, либо выявление излишков.

В случае безвозмездного получения стоимость топлива проводят по дебету счета 10 и кредиту счета 98 «Доходы будущих периодов».

Впоследствии, при списании, делают проводки по дебету «затратного» счета (20, 26 или 44) и кредиту счета 10 «Материалы», а также по дебету счета 98 и кредиту счета 91 «Прочие доходы и расходы». В налоговом учете безвозмездно полученные ГСМ — это налогооблагаемые доходы (подп. 8 ст. НК РФ). Если организация показывает излишки, выявленные при инвентаризации, то в бухгалтерском учете их следует включить в доходы и провести по дебету счета 10 и кредиту счета 91.

В налоговом учете также необходимо сформировать доходы на основании подпункта 20 статьи НК РФ. Возможна и обратная ситуация, когда организация продает авто, а вместе с ним и топливо в баке. Здесь лучше всего внести в договор купли-продажи отдельный пункт, где указать объем и цену бензина.

Это даст возможность показать реализацию ГСМ отдельно от реализации машины. С юридической точки зрения все будет корректно, ведь никакой лицензии для продажи топлива не требуется.

При отсутствии специального пункта в договоре выбытие бензина надо провести по дебету счета 91 и кредиту счета 10.

В налоговом учете подобные расходы отражать нельзя, поскольку стоимость безвозмездно переданного имущества не уменьшает облагаемый доход (под. 16 ст. НК РФ). При передаче автомобиля в аренду топливный бак также бывает полностью или частично наполнен. Тут, как и в ситуации с куплей-продажей, предстоит разобраться, как учесть такой бензин.

Иногда организации просто договариваются, что арендодатель передает определенное количество топлива, а арендатор по окончании срока аренды обязуется вернуть такое же количество вместе с машиной. При этом право собственности на ГСМ остается за арендодателем, и передача топлива в учете не отражается. Но такой вариант не совсем корректен для арендатора, ведь фактически он использует полученный бензин и, как следствие, должен сделать определенные записи в учетных регистрах.

По этой причине большинство компаний все же показывают передачу ГСМ от арендодателя арендатору.

Как отразить такую передачу? Самый распространенный вариант — это реализация. Сначала арендодатель продает топливо арендатору, а после окончания срока договора арендатор продает такое же количество арендодателю.

Другой вариант — это товарный заем. Здесь арендодатель выступает в роли заимодавца, а арендатор — в роли заемщика.

Оба варианта вполне законны, и бухгалтеру остается выбрать тот, что наиболее удобен в конкретной ситуации. 298 138 298 138 298 138 298 138Популярное за неделю27 6079 44571 3487 591164 457

Акт на списание ГСМ – бланк и образец в 2020 года

Достаточно большое количество организаций имеет на своем балансе различные транспортные средства и водителей. Соответственно, с этим связана отдельная категория затрат, а именно, приобретение горючих и смазочных материалов.

Сюда относятся: масло, бензин, тормозная жидкость, смазка и другие жидкости, которые необходимы для работы техники. На таких предприятиях часто приходится оформлять различные документы, связанные с ГСМ, акт на списание не является исключением.Файлы для скачивания:Содержание Закон не обязывает оформлять акт по какой-то специальной форме.

Конечно, составлять его можно в свободном стиле, но на практике многие утверждают для этих целей специальные шаблоны.

Естественно, такой бланк должен отображаться в учетной политике компании.

Главное, на что здесь нужно обращать внимание – это обязательные сведения, которые должны присутствовать в документе.

К ним относятся:

  1. хозяйственные операции, на которые расходовались ГСМ;
  2. дата и место оформления;
  3. сведения об организации;
  4. подписи ответственных сотрудников.
  5. название документа;
  6. должностные лица;
  7. единицы расходованных материалов и их стоимость;

Налоговый и бухгалтерский учеты компании – основные причины составления данного акта. С его помощью ответственные лица рассчитывают затраты, которые потребовались на приобретение расходных материалов для техники. Данные расходы вычитаются из прибыли, что позволяет снизить сумму общего налога.Чтобы правильно выполнить списание ГСМ, кроме акта, понадобится путевой лист.

Этот документ водитель получает перед отправлением в рейс. Здесь отображается вся информация о рейсе: время поездки, вынужденные и запланированные остановки, общий километраж.

Соответственно, это все позволяет определить точные расходы ГСМ.Как правило, расчеты производит бухгалтерский отдел.

Именно в бухгалтерию водитель должен сдать свой путевой лист.

Это позволяет руководству компании тщательно контролировать использование расходных материалов. Обычно это приводит к разумному использованию топлива и предотвращает его неоправданные расходы.(Видео: “Списание ГСМ в 1С 8.3: пошаговая инструкция”)Что касается сотрудника, который занимается непосредственно внесением сведений в документ, то он назначается руководителем.

Как правило, эта обязанность возлагается на главного бухгалтера.

Также составлением акта может заниматься сотрудник отдела логистики, который является ответственным за все расходы компании. В больших корпорациях составлением актов о списании занимаются специально назначенные работники. Здесь управленец вправе сам выбирать, кому именно доверять данную процедуру.Процедура списания ГСМ, как и любого другого имущества, которое числится за предприятием, начинается с создания специальной комиссии.

Здесь должно быть более двух человек. Как правило, проверяющая группа состоит из сотрудников, которых назначает директор при помощи соответствующего приказа. Обычно в проверяющую группу входят представители различных отделений.

Также здесь должен быть и работник, который несет материальную ответственность за списываемое имущество. Крайне желательно, чтобы руководителем был назначен председатель комиссии.Члены проверяющей группы, получив на руки все необходимые документы, выполняют сверку расходов. Здесь они пользуются определенными нормами, которые закреплены уставом организации.

Также нужно знать, эти нормы могут различаться для различных видов транспорта.

Естественно, все они утверждаются отдельно. При необходимости комиссия осуществляет контрольные выезды, чтобы максимально точно определить реальные расходы ГСМ.Стоит отметить, если необходимо выполнить списание материалов в небольшой компании, которая относится к предприятиям малого бизнеса, создавать комиссию нет острой необходимости.

В этом случае директор компании имеет право самостоятельно оформить списание, заполнив соответствующий акт.Для каждого автомобиля существуют определенные нормы. Опираясь на них, ответственные лица могут рассчитать, какое количество ГСМ расходуется на конкретном расстоянии.

Эти нормы составлялись с учетом качества дорог, климатических условий, вида ТС и других условий, при которых осуществлялась эксплуатация. Обычно данные нормы используются в бюджетных учреждениях и организациях, которые являются налогоплательщиками по общей системе. Кроме этого, управляющие имеют право вносить в нормы корректировки в определенных пределах.

В таких ситуациях используются понижающие или повышающие коэффициенты.

Корректировки необходимы для получения правдивых сведений при нестандартных ситуациях. К примеру, при частых остановках, которые предусмотрены маршрутом, расходуется больше топлива.

Такая же ситуация наблюдается и в холодное время года.(Видео: “Списание бензина по топливным картам”)Как уже было сказано, не существует унифицированного бланка, чтобы составлять данный акт. Многие отказываются от оформления документа в свободной форме, так как это неудобно. Компании предпочитают разрабатывать для этих целей собственные шаблоны.

Для заполнения обычно используют компьютерный набор, хотя вносить сведения можно и от руки.

В этом случае нужно обратить внимание на читабельность текста.

Следует постараться, чтобы почерк был максимально разборчивым.Не стоит забывать, внесение недостоверной информации может привести к серьезным проблемам.

Неприятности могут возникнуть не только у сотрудника, который составляет документ, но и у ответственных лиц. Если акт содержит ложные сведения, надзорные органы могут наказать и руководителя организации.

Процесс заполнения документа можно рассмотреть поэтапно:

  • Ниже перечисляются члены проверяющей комиссии. Если директором назначен ее председатель, это также должно отображаться в документе. Указываются не только фамилии членов комиссии, но и их должности.
  • Отмечается в связи с чем происходит списание ГСМ, например, «Эксплуатация автомобиля ЗИЛ». Здесь же отмечается период использования техники, соответственно, за этот период будет происходить списание. Указывается не только марка транспортного средства, но и его государственный номер.
  • По центру прописывается название документа, которое должно коротко передавать его суть.
  • В углу страницы должно находиться утверждение, свидетельствующее о том, что списание выполняется с согласия руководителя. Здесь же указываются данные управленца, название компании, дата составления.

Далее вносятся полные сведения о списываемых материалах. Конечно, можно каждый из расходников описывать с новой строки, но для большего удобства рекомендуется использовать для этого таблицу.

В первом столбце указываются расходные материалы, которые списываются. Последующие столбцы предназначены для того, чтобы отображать норму и фактический расход ГСМ, их стоимость.

Также ставится отметка о том, была ли экономия, или она отсутствует.

Кроме этого, в таблицу вносятся сведения о расстоянии, которое проехало транспортное средство. Бывают ситуации, при которых некоторые строки остаются незаполненными. Нужно знать, нельзя оставлять их пустыми, чтобы избежать незаконного внесения каких-либо дополнительных сведений.

Здесь рекомендуется поставить прочерки.(Видео: “Списання палива: за нормою чи без?

/ Списание топлива: по нормам или без?”)Под таблицей нужно написать причину расходов. Как правило, при списании ГСМ указывается, что это нужды предприятия. Выше было сказано, что к акту должен прилагаться путевой лист.

О нем также необходимо упомянуть. Так, под таблицей вносятся все прилагаемые документы.

Если их несколько, они вписываются по дате выдаче. Также указываются их номера.Завершающим этапом оформления акта является проставление автографов членами комиссии.

Не стоит забывать, при отсутствии хотя бы одной подписи этот документ будет считаться недействительным. Кроме проверяющих, подпись с расшифровкой должен поставить и водитель.

Последние новости по теме статьи

Важно знать!
  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов.
  • Знание базовых основ желательно, но не гарантирует решение именно вашей проблемы.

Поэтому, для вас работают бесплатные эксперты-консультанты!

Расскажите о вашей проблеме, и мы поможем ее решить! Задайте вопрос прямо сейчас!

  • Анонимно
  • Профессионально

Задайте вопрос нашему юристу!

Расскажите о вашей проблеме и мы поможем ее решить!

+